事業スケールのためのワークフロー活用・社内システムとのAPI連携で実現した業務効率化と統制強化｜株式会社ランドネット様

事業や組織構成について

ーーー御社の事業や組織について、教えていただけますでしょうか。

瀧本様：中古不動産の流通と再生をプラットフォーム化する企業です。主に投資用不動産の物件売買や賃貸、購入物件のリフォームを行い価値を上げて再販するといった一連の流れを社内で完結できる点が弊社の特徴・強みです。

ーーー本日参加くださっている皆様の、キャリアや役割についても教えていただけますか？

瀧本様：開発部で社内システムの部長をしております。主にRCP（Real estate Cloud Platform）と呼ばれる売買事業部向けの社内システムなど、開発部全体のマネジメントを担当しております。開発部には全体で100名ほどの開発者がいます。RCPに対しては60名ほど、他には賃貸事業部向けのシステムやクラウドファンディング事業の社内システム、投資用不動産検索サイトなどに人員がアサインされています。

堀田様：総務部で課長として業務をマネジメントしております。総務の役回りとしては社内全体の環境整備、社内イベントの開催、支店展開などを主に担当しています。また、クラウドシステムなどの管理も行っており、ワークフローの管理も総務が担当しております。

近藤様：私は総務部で係長としてkickflow周りの整備や社内イベントなどを担当しています。

瀧本様：kickflowの導入は、開発部が主導して声を上げスタートしました。移行・管理に際しては、稟議・申請といったワークフローを主管している総務部の協力を得て進めました。

＊RCP売買：仕入れから販売まで全てオールインワンで完結する社内業務システム

＊クラウドファンディング事業の社内システム：少額から不動産投資ができる社外向けサービス。社内向けの業務でワークフローが必要

抱えていた課題

ーーーkickflow導入前の状況や当時抱えられていた課題について教えてください。

瀧本様：社内業務システムを自社で開発する中で、ワークフローを組み込みたいものが複数ありました。しかし、柔軟なワークフローシステムを一から内製するのはコストがかかると判断しました。そのため、API連携をすることで内製せずとも良いワークフローを構築したいと考えていましたが、以前社内で利用していたワークフローシステムでは、API連携のインターフェースや種類が不足しており、求めている柔軟な制御が実現できませんでした。

近藤様：総務側からすると、従来のワークフローで仕様変更により、過去の申請を検索するフリーワード検索機能が使えなくなってしまったことが大きな課題でした。ワークフローの管理部門だけでなく、申請や承認に携わる従業員全体にとって必要な機能でした。 

瀧本様：こういった背景で、ワークフローシステムを入れ替える必要があるという話を代表を含めた経営層と検討しました。内製も検討しましたが、最終的に外部の優れた仕組みを使う判断になり、リプレイス計画のタスクフォースが組まれました。

また、社内で新しいワークフローに求める要件についてアンケートをとったところ、SAML認証・申請フォームのバージョン管理・LINE WORKSとの連携・検索パターンの登録・CSVインポート / エクスポートに対応・組織変更の事前予約・代理承認の事前予約ができるなど様々な要望があることがわかり、これを解消できるようなツールを選定できるように動いていきました。

ーーー内製ではなく外部システムを導入する判断をされた背景をもう少し教えてください。

瀧本様：社内業務システムを開発するなかで、稟議・決裁は非常に重要なテーマでした。特に、不動産売買は1件あたりの金額が大きくリスクコントロールが重要となるため、案件に応じて承認者を柔軟に切り替えられること、決議されていないまま業務が進むことをブロックするなどの統制が重要になります。

内製化も検討したのですが、将来的に複数のワークフローが統合するような仕組みを構築したり、申請を差し戻す際に特定のステップを指定して差し戻しをするシーンを想定すると、内製で柔軟なシステム構築をして運用することはデメリットの方が大きいと判断しました。

一方で、外部のパッケージシステムで稟議・決裁を進めることを想定した際に、決裁後に必要なデータを社内システムに転記したり、社内システムにすでにあるデータをわざわざ手入力することは非効率で現実的ではありませんでした。

こうした観点で、会社をスケールするためにも、社内システムにデータを取り込む必要のある稟議・ワークフローについては、API連携が充実した外部システムが必須な状況でした。

全体的なシステム構成案としては、社内システムに入力された情報を基に最適なワークフローを推奨し、kickflowのワークフローへ移行できるような構成を考えました。kickflowでの申請時には社内システムからの必要情報が自動で転記され、決裁が進まなければ次の業務に進めない仕組みや、必要に応じて適切なステップへの差し戻しができるようにして、業務の効率化と統制が徹底できる仕組みです。

kickflowを選定した理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

瀧本様：他社のワークフローも検討しましたが、トライアルに進んだものはkickflowだけでした。

外部のシステムを調べるなかで、kickflowはAPI開発ドキュメントが公開されていたり、検索性や管理機能、LINE WORKSとの連携など、我々がやりたいことのほとんどができそうだと判断できたためです。

瀧本様：トライアルは開発チームと一部ユーザーになる方が実際に画面を操作し、API連携やLINE WORKSでの承認の流れなどを検証しました。 トライアルは1ヶ月ほどで済ませて、導入に踏み切ることができました。

ーーーkickflowを評価いただいたポイントを教えてください。

瀧本様：一番の決め手はAPI連携が可能で必要な要件が満たされているのはもちろんのこと、検索性の高さ、そして管理機能の総合的な完成度でした。権限の細かな割り当てやSAML認証への対応、サービスのメンテナンスと運用体制も高く評価しました。 

kickflowを導入した効果

ーーー導入後に実感する効果があれば全て教えてください。

瀧本様：API連携で実現したかったことは概ね実現できました。RCPとの連携によって申請の転記が不要になった他、申請の抜け漏れや不適切なワークフローでの申請が社内システム側でブロックできるようになり、統制が強化できたことは大きな効果と評価しています。事業全体の決裁のスピードも早くなりました。これからさらなる連携開発を通して、ワークフローのデータを活用して、発生予定の取引情報を集約して経営判断するといったところまで便利にできればと思います。

瀧本様：また、kickflowの画面上でできる機能に関しては検索やビュー機能がとても便利だと感じます。LINE WORKS連携を通して承認までのリードタイムが大幅に短縮され、開発部が担当するワークフローでは、体感的には、以前は1週間かかっていたものが2〜3日で完了するようになりました。 

近藤様：定量的ではないですが、組織変更時の作業負荷が軽減されました。以前は組織変更の発表後でないとシステム更新作業に取り掛かれませんでしたが、kickflowでは事前に新しい組織構造を作成できるので、切り替え当日の作業時間を大幅に短縮することができました。これにより深夜までかかっていた作業が削減され、スムーズな組織変更が可能になりました。

堀田様：組織変更の際に事前にデータを作成して深夜に反映できる機能は、総務部全体としても助かっています。組織変更時はシステム更新以外の業務も含めてたくさんのタスクを並列して進めている状況なので、非常に助かりました。

近藤様：ワークフローの設定においても、重複していたワークフローや不要な経路を一部集約することができました。従来行っていた部署単位での承認経路を1つ1つ設定していたことが不要になってメンテナンスが楽になりました。以前のワークフローよりも整備が効率化しています。 

堀田様：特定の金額以上の場合に社長承認ルートが追加されるといった、承認経路での条件分岐機能も活用して管理を効率化できました。

導入に向けて

ーーー導入後の社内リリースに向けたスケジュールや役割を教えてください。

瀧本様：2024年5月に契約、8月1日に全社での運用開始という短期間でプロジェクトを進めました。 システム導入までは開発部門が主導で進めましたが、実際の移行・運用のフェーズから総務部門にも協力を仰ぎました。 

堀田様：移行期間中は進捗確認のための週次定例会議を開催し、開発部門と総務部門、そして各事業部門からの代表者が集まり、全社的に連携を取りながら移行を進めました。

代表からも、少しでも早く既存のワークフローから移行する一次開発を済ませて、社内システムとのAPI連携などの二次開発に移行できるようにとの指示もあったので、全社でスピードをあげて推進していきました。ワークフローシステムの刷新は多くの従業員が関わり、事業スピードにも直結する取り組みだったため、代表の関心も高かったのだと思います。

瀧本様：会計年度が8月で切り替わるため、8月以降の申請や承認が残っているものはkickflowで実施するように全社に伝えていきました。

堀田様：総務チームからは各会議体での報告に加えて、全社朝会で便利な機能や使い方のアナウンスをしていきました。

近藤様：以前のシステムと比べてkickflowでできないことはなかったため、導入時のユーザーの混乱などがなかったのは嬉しい観点でした。

瀧本様：アナウンス時や導入後、ユーザー部門からはLINE WORKS連携、経理部門からはビュー機能についてポジティブな声をいただきました。

ーーー導入から社内リリースまでに苦労したことはありますか？

堀田様：以前のシステムには必要のないものも含めて300以上のワークフローが存在していたため、それらを精査し必要なものだけをkickflowに移行する作業量が膨大でした。特に、ワークフローは総務だけで必要・不必要が判断できないケースが多々あったため、各部門に協力を仰ぎながら進める必要がありました。

また、以前のシステムで動いていたワークフローをkickflowでどう再現するか検証作業にも時間がかかりました。一部、ワークフロー作成にあたりエンジニアリング視点が必要な部分があり、開発チームに相談しながら進めていきました。

瀧本様：開発部門としては、API連携を進める中でAPIのリミットレートが厳しめであった点や、一つのワークフロー申請に複数回のAPIコールが必要となる点に懸念を感じていました。 リミットレートに関しては、ご相談してからすぐにオプションプランができたので解決の見込みが立って安心しています。

ーーー導入時の弊社カスタマーサクセスチームへのご評価はいかがでしょうか。

瀧本様：導入時には非常に親身になって頂き、Slackでのやり取りをスピード感を持って対応いただきました。一方、もう少し頼ればよかったなという観点もありました。社内のスケジュールが非常にタイトだったため、課題をまとめて依頼する時間がなかったかなと振り返っています。

堀田様：各不明点に対するSlackでの対応はありがたく思いました。他社はチャットボット対応の会社もあるなか、カスタマーサクセスチームが個別で対応してくださったのはありがたかったです。

近藤様：疑問点を質問した際はすぐに回答をいただけました。電話対応があればさらによかったかなと思いました。

検討中の企業へのメッセージ

ーーーワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

瀧本様：API連携を検討されているなら、kickflowはインターフェースが公開されており、リミットレートのオプションプランがあったり、柔軟な対応もしてもらえるので、PoC（概念実証）的に試してみる価値は十分にあると思います。ワークフローの移行は大変な作業ですが、社内で協力体制を築き、ぜひ乗り切ってください。 

堀田様：ワークフローの移行は大変な道のりですが、必要な申請と不要な申請を改めて精査できる良い機会になります。以前のワークフローではできなかった良い機能がkickflowには必ずあるので、そちらに目を向けて進めて行けると良いかなと思います。また、多くの部署が参加するビッグプロジェクトとして、色々な意見を聞けるいい機会だと思うので頑張っていただきたいです。

近藤様：長期間使っているワークフローシステムには、メンテナンスが面倒な「負の遺産」が必ずあると思います。システムを綺麗に整理し、メンテナンスしやすい状態にできるのは非常にポジティブです。kickflowはサポート体制も整っているので、安心して任せられると思います。

ーーーありがとうございました。