いくつものシステム・紙が乱立する社内ワークフローを、kickflowで統一！グループ内への展開も見据えたシステム刷新｜株式会社日テレWands様

事業や組織構成について 

ーーーまずは事業や、所属されている部署について教えていただけますでしょうか。 

坂巻　2022年に、日本テレビグループの中で株式会社日テレITプロデュースと株式会社フォアキャスト・コミュニケーションズが合併して誕生したのが、日テレWandsという私たちの会社です。テレビ放送のコンテンツだけでなく、多彩なエンタテインメント・コンテンツの制作・提供、アプリケーション・システム開発、運用の支援をしています。

日本テレビと日本テレビグループ全体のバックオフィスのDX推進、DXプロダクト開発を担当しているのが私たちの部署、「DXプロデュースディビジョン」です。グループ横断的なIT支援やシステム開発・運用を担っています。

ーーーお二方の役割やバックグラウンドを教えてください。

坂巻　私は「DXプロデュースディビジョン」のディビジョンマネージャーを担当しています。

新卒ではオンプレミス型の会計システムを提供する企業に、システムエンジニアとして入社しました。中国のオフショア開発拠点での勤務を経て、日テレWandsの前進である、日テレITプロデュース社に転職しました。駅伝のタイム計測とテロップ表示のシステム開発や、スポーツ番組関連のシステム開発を担当し、現在はディビジョン全体を統括しています。

世古口　私は「DXプロデュースディビジョン」で、情報システムチームと、グループ向けのDX推進チームを兼務しています。kickflowの導入に関しても、まずは情報システムチームの一員として社内ワークフローシステムの検討・切り替えを行い、現在はグループ全体への導入促進に向けた活動を行っています。

新卒でフォアキャスト・コミュニケーションズに入社して、データ放送のコンテンツ開発をしてきました。5年ほど前にバックオフィスに異動し、総務、情シス、広報などを担当しました。ワークフローの導入検討は、2年前の合併の際にスタートして、導入検討から実際の導入まで担当しています。

抱えていた課題

ーーー導入前の状態について教えてください。

坂巻　まず日テレITプロデュースの方は、5年ほど前に紙主体の運用から別のクラウドシステムを導入しました。ポータル上にワークフローのマニュアルがあり、それを参照しながら、申請内容によって紙とシステムを使い分けていました。

世古口　フォアキャスト・コミュニケーションズでは、3つのワークフローツールを使っていました。そのうちの一つをメインのワークフローツールとして利用していましたが、対応できない申請やツールへの設定ができていない申請については、紙での運用を併用していました。

 コロナ禍に伴う在宅勤務の拡大を機に、新たなワークフローツールを導入し、紙で行っていた申請業務をデジタル化しました。

 また、既存ツールの課題解決を目的に、一部の申請で別のワークフローシステムを試験的に導入していましたが、本格導入には至らず、3つのワークフローツールを併用する形になってしまっていました。

ーーー どのような課題がありましたか？

坂巻　日テレITプロデュースでは、紙が残っていたことが課題でした。紙で出すべきなのかシステムで出すべきなのか分からず、ポータル上のマニュアルを参照しながら申請フォームを探す手間もかかっていました。

世古口　フォアキャスト・コミュニケーションズでは、メインで使っていたワークフローツールのフォーム作成が難しく、管理工数がかかってしまっていました。

それに加えて3つのシステムをバラバラに運用・管理していたので、保守には大きな負荷がかかっていました。

kickflowを選定した理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

世古口　2022年4月に検討を始めました。複雑なワークフローを組めないこと、管理工数がかかってしまうことが大きな課題だったので、そこを重点に検討しました。最初に検討したのは勤怠システムと一緒になったツールでしたが、そのシステムでは複雑な承認ルートを組むことはできず、断念しました。

その後、kickflowを知りました。情シスのメンバーがワークフローシステムの組織図のバージョン管理に苦労していたので、その観点で調べた際に、組織図のバージョン管理の機能が豊富なkickflowのことを知って、情報を共有してくれたんです。

ーーーそこから長い期間、トライアルに入られています。

世古口　はい、kickflowのトライアルも進めながら、別サービスも同時にトライアルを開始しました。そのサービスも、複雑な承認経路を組むことができたのですが、インターフェースがわかりづらく、管理しづらい印象がありました。

また、コメント機能が1往復しかできない仕様であることもわかり、そこもマイナスでした。以前のシステムではコメント機能を使って相談するといったコミュニケーションをしていたので、複数回、往復できないと同じ使い方ができません。kickflowならばコメントを使ってワークフローに関するコミュニケーションをすることが容易で、往復数に制限はありません。トライアル後、以上の評価が特に高かったkickflowだけが選定に残りました。

その後、kickflowの評価自体は終えていたんですが、実際に社内稟議を進めるのに時間がかかりました。合併後の組織体制が大きく変わり、なかなか動けなくなってしまい、導入に至ったのは、2023年8月に入ってからでした。

ーーー導入後に実感する効果はありますか？

坂巻　申請に関しては、全てが良くなりました！　
以前の日テレITプロデュースで使っていたシステムでは、申請をあげるためにはその都度申請フォームを作り、経路を組まねばならなかったので、申請者にとって苦労が大きかったんです。kickflow導入後は、申請者は迷うことなく、手間なくワークフロー申請できるようになりました。

申請し直しなどする場合にも、以前のシステムは最初からやり直しでしたが、kickflowは複製して作り直す、申請を取り下げて編集しなおすなど、楽な方法がいくつもあるので、簡単にできるようになりました。体感としては、kickflowを導入してからそれまでの1/10程度に作業時間が減りました。

世古口　フォアキャスト・コミュニケーションズ側の課題であった管理工数も、大幅に削減できました！　

以前のシステムではワークフローのフォーム作成には、別のツールを立ち上げて行わなくてはならなかったんですが、kickflowはブラウザで管理画面を開けばいいだけです。フォームの作成も修正も簡単にできるようになり、数日かかっていた作業が、数時間で終えられるようになりました。また、kickflowでの経路の作成は、CSVで一括で行うことができます。これも非常に良いです。

ーーー想定外の効果はありましたか？

坂巻　私たちは事業としてグループ会社のIT支援やIT関連の課題解決も担っているので、グループ会社でワークフローシステムで困っているケースに対応できるというのが、会社として副次的に良かったことです。kickflowは自信を持って薦められますから。

世古口　直感的に使いやすいということが非常に良いです。承認ステップにカスタムステップを使えるところも便利です。

▶︎カスタムステップとは
kickflowでは、申請者や承認者が承認経路に任意のステップ（カスタムステップ）を追加できます。管理者が事前に承認者を決定できないワークフローにおいて、都度判断で承認者をアサインしたり、申請者や承認者が「例外的に〇〇さんにもチェックしてほしい」といったケースでご利用いただけます。
詳細：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360056135854

カスタムステップは、申請者としても使いやすい機能ですが、管理者としてもありがたいです。承認者を追加したいけれど経路全体に影響を与えたくないといった場合に、カスタムステップを利用できるのが良いです。

それからSlackへの通知が非常に便利という声が多いです。申請者だけでなく、承認者からも上がっています。

坂巻　承認者目線では、kickflowになって差し戻し申請の手間が大幅に減少したと感じています。コメント機能も充実していて、何度もやりとりできるのもいいです。差し戻しの際にコメントを追加することで、意図を伝えることもでき、便利になりました。

▶︎コメント機能とは
kickflowでは、ワークフローの申請フォームの作成時および承認作業を行う際に、コメントを投稿しメッセージを残すことができます。コメント投稿では、「メッセージを投稿する」「Markdown記法で記載する」「ファイルを添付する」ことが可能です。
詳細：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/39425902443545

世古口　管理者目線では、外部連携も役に立っています。汎用マスタの登録を、これまでは手作業で行っていましたが、API連携によって自動更新でき、楽になりました。

坂巻　今後は、見積依頼や発注なども、社内では煩雑なプロセスを経ていたり、社内で共通のフローがなかったりといった課題が見つかっています。こうした領域でも、kickflowを活用して、会社としてしっかり管理し、後工程も含めた業務フローの効率化に繋げていきたいと考えています。

ーーーぜひ、いつでもkickflow担当者にご相談ください！

世古口　はい、勤怠や捺印関連でも自動化したいプロセスがあるので、あわせて相談したいです！

導入に向けて

ーーー導入スケジュールについて教えてください。

世古口　全体スケジュールとしては、2023年10月にkickflowのカスタマーサクセス担当者とのキックオフを行い、翌4月にリリースとなりました。

ーーー導入にあたって苦労された点はありましたか？

世古口　当時は合併後の統合が進んでいたタイミングでしたので、稟議のルールを2社で統一していくことは大変でした。契約に関しても同様で、捺印プロセスなどのルールも2社で異なる状況で、そういった社内ルールを統一していく、作っていくといったところからのワークフロー移管プロジェクトだったので、大変でした。

一方で、ワークフローシステムの設定や申請フォームの作成という面で、苦労はありませんでした。わからないところはカスタマーサクセス担当者に質問して、答えてもらえたので困ったということはまったくなくて。

とにかく合併後のルールの統一の苦労が大きかったです。ルールを統一するという実作業に関しては別の担当者がいたのですが、新しいワークフローシステムのkickflowで何ができるのか、どう表現できるのかといった部分は、ルール策定の担当者と議論しながら作り込んでいきましたね。

ーーー外部システムとの連携は進めましたか？

坂巻　API連携については私が担当しました。取引先や案件番号のマスタ情報を、API連携により自動でkickflow内の「汎用マスタ」に反映するフローを作りました。

検討中の企業へのメッセージ

ーーー最後に、ワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

坂巻　書式やフォーマットにこだわらないのであれば、他に検討する必要もないくらいkickflowは最善だと思います。業務効率に関しては、必ず期待する効果が得られると思います！ 

世古口　導入まで社内調整に時間がかかってしまったのですが、その長いトライアルの期間中も、カスタマーサクセス担当者に手厚くサポートしていただいて、初期設定はかなり安心して進められました。導入以前には「kickflowはこれがないなあ」と思っていた機能であっても、kickflowに「機能要望」をすると、すぐに開発された、ということもありました！

kickflowを導入したことで、バラバラだったワークフローがこの一年間でほぼ統一できました。柔軟なワークフロー作成が可能なkickflowに出会えたおかげだと思っています。迷っている企業はぜひ一度、試してみるのが良いと思います！

ーーーありがとうございました！