法務をはじめとした全社の業務改革にkickflowが活躍！Notionとの連携でワークフロー申請〜タスク管理を自動化｜株式会社プレイド 様

事業や組織構成について 

ーーー御社の事業や組織について、教えていただけますでしょうか。 

赤鳥　プレイドは、「データの活用によって人の価値を最大化する」というミッションのもと、Webサイトやアプリの、リアルタイムに訪問者・顧客の行動や感情を分析し、適切な施策の実行アクションをワンストップで実現する「KARTE」をはじめ、データを活用した顧客体験の向上を図る多様なプロダクトを提供しています。

また、プロダクトを軸にしたアプローチに加えて、人や組織への人的アプローチにも注力しています。「KARTE」などのプロダクト活用の全体設計、導入、運用などを一気通貫支援するコンサルティングサービスであるPLAID ALPHAや、事業・プロジェクトの立ち上げや変革、それらに関わる人材育成などを支援するSTUDIO ZEROなども展開しております。

インタビュイーの方の役割やキャリア 

ーーー本日参加くださっている皆様の、キャリアや役割についても教えていただけますか？ 

赤鳥　私はアクセラレーター部門の法務に所属しております。プレイドでは、担当する組織や役割をバックオフィスと呼ばず、アクセラレーターと呼んでいます。プレイドへは、入社して約1年半になります。法務では、日常的な法律相談や契約書のレビューの他、新規事業の推進サポート、特許・商標出願などの知的財産業務、内部監査、ガバナンス体制の構築・強化、セキュリティ認証対応など、幅広い業務に携わっています。現在法務チームには4名在籍していて、個々人の意志や業務負担を踏まえて、これらの業務の分担をしており、私は、知的財産業務や内部監査に重きを置いています。

その中で、法務内外のオペレーション改革の必要性を感じ、オペレーション改革の一環としてワークフロー入れ替えプロジェクトを推進してきました。プレイドでは今回システム部門ではなく、法務がワークフロー移管を主導したということは、特徴的かもしれません。

荻原　私はプレイドに2023年11月に入社し、IT部門で、社内情報システム全般を担当しています。kickflowとの連携においては、社内の組織情報の管理ツールから、人と組織の情報の連携、kickflowからWebhookを使って社内のGoogleスプレッドシート、Notionへの連携を担当しました。

キャリアとしては、Webエンジニア、インフラエンジニア、開発基盤の担当などを経験してきました。開発基盤の担当時、全社でのIDaaS導入の必要が出てきて、情報システム部やセキュリティ部と一緒に導入を進めていく中でコーポレートエンジニアの面白さに惹かれ、最近はコーポレートエンジニアとして社内システムに携わっています。

牧野　私はプレイドへ入社して8年目になります。 入社当時は20名程度で、バックオフィス全般やセミナーの運営などかなり幅広い業務を担当してきました。その後、総務とITの専任になりまして、ワークフローの管理・運用・問い合わせ対応を総務チームで担当しています。入社前のキャリアでは、ビジネスサイドとしてECサイトの運営などに従事していたので、バックオフィス経験はなかったんです。プレイドに入ってから仕事の幅が非常に広がりました。

抱えていた課題 

ーーー導入前に抱えていた課題について教えてください。

赤鳥　kickflowの導入に至ったのは、実は法務チームの業務フローの全般的な見直しが契機でした。私が法務チームに加わった際に3名体制になったことで、業務の見える化やタスク管理の重要性が高まりました。今後4名、5名と増えたときに、いかに定常業務を効率的に回すかが課題になると考えました。そんな中、定常業務の見直しの中で鍵になることがわかったのが、ワークフローシステムの見直しでした。当時、規程や稟議に紐づく業務や、ワークフローをメインで利用しているのが法務だったんです。

まずはシステムの移管ではなく、当時のシステムのまま業務改善を試みました。最初に取り組んだのは通知の改善です。当社のコミュニケーションツールがSlackだったため、Slackで通知させることにしました。しかし、全体のワークフロー申請のうち、法務は約8割のフローに入っており、Slackでの通知の取捨選択ができなかったため、必要のないものまで法務通知が来る状態となってしまい、結果として上手く機能しませんでした。

通知がうまく機能しないことで、困ったことが起きました。契約審査の途中過程のやり取りもワークフローシステムで行っていたのですが、契約審査の途中過程でのやり取りを迅速に把握できなかったんです。Slackで通知が来たとしても、大量の通知に埋もれてしまい気づくことができず、契約審査に時間を要しました。すぐにクローズできるはずの案件に、想像以上に時間がかかってしまってしまうようになり、心理的にも負担を感じました。

ーーー他にも、ワークフローシステムの見直しに至った理由はありますか？

赤鳥　ワークフローシステム上で、社内規程やルールベースの申請等を体系的に管理することが難しいことも課題でした。当時は、社内規程上の必要最低限の申請をワークフローで構成していましたが、網羅的ではありませんでした。改善を試みましたが、当時のワークフローシステムのUI・UXや検索性の観点から自分たちで作業していくには限界がありました。

マニュアルなどを読むことなく、申請者が直感的に検索でき、操作性に優れ簡単に申請ができる、という良いユーザー体験を提供することで、スムーズな申請が期待できると考え、その改善も大きなポイントでした。

さらに、監査の観点からも、監査ログ情報が詳細に取れるワークフローシステムへ移管したいというニーズもありました。

kickflowを選定した理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

赤鳥　プレイドではSlackが業務の中心ツールだったので、以前のシステムと同様にSlackへの通知が可能であり、かつ、その通知を取捨選択できる機能があることが第一要件でした。この2点を要件にしたところ、最初の段階から、かなり選定対象のシステムは絞られました。

一方、法務専門の契約レビュー支援ツールも検討していました。ただ、法務チームでセキュリティチェックなども担当していることから、契約書は契約支援ツール、セキュリティチェックはワークフローに残り、ツールが２つに分かれることで、申請者にとって優しくない、管理側の目線しか考えていないツール選定となると思い、断念しました。また、予算的にもワークフローシステムに一本化した方がコスト観点での効果も高いと考えました。

劇的な変化を求めていたわけではなく、いくつかの課題をきちんと解決できるシステムを求めていました。選定を進めるうちに、kickflowが要件を十分に満たすということがわかり、最終候補に残りました。

ーーーkickflowを選定した際に、良かった点はありますか？

赤鳥　第一に課題となっていた通知について、kickflowのメンション機能は、メンションしたい特定の相手に対して連絡ができるので、気づきやすく、その場でやり取りして案件を迅速に完了させることができるため使いやすく、お気に入りの機能の１つです。

また、ワークフローの移管によりやりたかったことの１つに、NotionとのAPI連携もありました。上がってきた申請をNotionに自動連携し、Notionに上がってきたもので業務のタスク管理をしたいと考えていました。kickflowで利用できるAPI連携の豊富さには非常に驚かされました。

実際に、メンバーが4名になった今、かなりこの機能によってタスクの割り振りと業務可視化が進み助かっています。「今、業務が立て込んでいるからこのタスク引き継ぐよ」といったコミュニケーションも取れたりと、業務効率化が進んでいることを日々実感しています。

ーーー他チームや経営陣からのリクエストや意見はありましたか？

赤鳥　もともとやりたいことや改善したいことに関してポジティブな社風で、改善を進めやすい環境だったので、非常に有り難かったです。もちろん、主に管理系のアクセラレーターに所属する部門には事前に意見をもらいつつ、進捗報告等を行い、十分に調整を行いました。決裁者もアクセラレーター部門を統括するCFOでしたので、課題感等は理解してくれていました。

牧野　以前のワークフローシステムに大きな不満がある部門はありませんでしたが、それと同時に、当社では新しいシステムやツールの利用に前向きなカルチャーがあります。そのため、ワークフロー承認業務をメインで使っている法務チームが導入検討したいという意見が出た際に、社内ではむしろ応援する空気がありましたね。

kickflowを導入した効果

ーーー導入後に実感する効果はありますか？

赤鳥　kickflowとNotionのAPI連携を行ったので、ワークフローからタスク管理・チーム内でのタスク采配などの業務への連携が自動化できました！申請のチェック漏れがなくなったことが大きな成果でした。

これまでは、ワークフローシステム上で申請のやり取りも行っていたので、誰がどの申請を担当しているのかを一つ一つの申請内容をを開いて確認する必要があり、漏れている申請があっても検知しづらい状況でした。それによって、タスク対応にかかる時間が長くなってしまい、負担を感じていました。それから、以前から課題だった、レビュー途中の申請の見逃しがなくなりました。

申請者目線では、kickflowのホーム画面で、「最近使ったワークフロー」の項目が履歴として残っているのが良いです。ワークフローの検索を行う手間がなくなりました。

「チケット」とは
kickflowでは、あらかじめ決められたフォームに従って申請内容を入力した帳票のことを「チケット」といいます。「マイチケット」機能では、自身が作成したチケット（≒マイチケット）の一覧を確認することができ、前回までに使ったワークフローが履歴に残り見つけやすくなっています。

※kickflow内でのチケット申請のイメージ ：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360044547694

関連チケットの相互リンクも良いです。これまでのワークフローシステムでは、申請フォームの中に関連チケットをリンクさせることはできたものの、紐付け元の申請からしか検索ができず、相互リンク状態になっていない仕様だっため必要情報を得るのに工数がかかっていました。kickflowでは申請後の閲覧や経路に入っている人を追加することもできますし、リンク先からも元からも確認することができるので確認が格段にしやすくなりました。

「関連チケット」とは
kickflowではチケット間にリンクを張ることができます。リンクによって、チケット同士の関連性を表すことができます。リンクは相互リンクとなるため、チケットAからチケットBにリンクを張ると、自動的にチケットBからチケットAへもリンクが張られます。

※関連するチケットの作成方法：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360044547674

牧野　総務としては、業務委託管理をGoogleスプレッドシートで行っているのですが、以前のワークフローシステムでは、Googleスプレッドシートへの連携はできませんでした。そこで、申請者にワークフローシステムで申請を上げた上で、Slackでも申請を上げてもらい、Slackの申請をGoogleスプレッドシートと連携していたんです。kickflow導入後は、kickflowからGoogleスプレッドシートへの自動連携ができるようになり、申請者の二度手間が不要になりました。

ちなみに、kickflowは「できることが多い」ということで社内からの問い合わせが増えたんです。「こんなこともできますか？」「こんな機能ありますか？」という前向きな問い合わせです。kickflow導入によって、ワークフローシステムに対する社内の期待値も上がっているのだと思います。

荻原　ITの立場からお話すると、kickflowのWebhookをZapierで受け取ってNotionへの連携をしたり、Googleスプレッドシートへ連携したりしていますが、kickflowのWebhookは、連携するワークフローの選択、申請した時や承認完了時になどに送るタイミングを選べ、送られてくるデータに十分豊富なデータ情報が入っているので、必要なデータを必要なタイミングで連携することができて便利です。

導入に向けて

ーーー導入にあたって苦労された点はありましたか？

赤鳥　kickflowの契約の前のトライアルのタイミングに、営業担当の方に経路の設定や、分岐などのツール思想について教えてもらい、実際に設定の仕方をレクチャーしてもらいました。マニュアルがなくても、感覚的に操作・設定ができる点から、導入ハードルが低く、最後までやりきれそうと思っていました。

ですが、実際に苦労したのは、社内規程の変更や、毎月の組織変更などにより経路・分岐を変える必要があったことや、規程類にないルールベースのワークフローの見直しやアップデートなど、後日の設定・変更、運用面の検討といったポイントでした。
全体としては、決裁権限規程や組織図の変更が頻繁にあるので、その情報をキャッチアップするのに苦労しました。とはいえ、規程の改定がある場合は、必ず法務チームを通るので、そこは情報共有してもらいました。

また、規程や組織図の更新については、会議承認後の反映になるため、情報連携が月初に共有されることも多くそこも苦労しました。ワークフローシステムの運用リリースについては、申請者に混乱が起きないよう、月末とし、月初だと変更分の反映ができない可能性があるということで、月中になるよう調整しました。

ーーーkickflow導入プロジェクトは2023年10月にスタートし、1月中旬のリリースとなりました。導入プロセスはどのように進めましたか？

赤鳥　10月にkickflowとの契約がスタートして、11月ごろにリリースと考えていましたが、実際には1月23日に運用開始となりました。スケジュールとしては、ワークフローのシステム移管には当初思っていた以上にやることが多かったという点と、株主総会などの準備期間と重なってしまい、優先度を調整した関係もあり、当初の想定よりも少し遅めの運用開始となりました。

流れとしては、運用開始までのWBSを作成してタスクベースに落とし進めていきました。まずは9月から10月は、組織図に関しては、毎月改修し、決裁権限規程に変更があった場合はその部分について都度アップデートしていきました。そしてワークフローの項目の最終整備を進めました。経路の分岐を一つ一つ確認しながら、毎日作業ベースで進めていきました。経路の分岐条件を詰める作業には、かなり時間を要しました。年末ごろまでかかったと思います。従来のシステムにあるけれど、過去のルールに基づいているので「現在は使っていない」ワークフローなども、そのプロセスの中で明確化できました。

グループ会社も同時にkickflow導入を進めていたのですが、グループ会社側での業務工数を確保できず、グループ会社のWBSも組み、組織図の改修や経路分岐の作成などサポートし、すり合わせをしました。

12月から1月にかけては、主にマニュアル作成を行いました。また、以前に使っていたワークフローシステムの取り扱いについても整備していきました。アカウント権限の停止を進める前に、過去の申請データを手元に残したい人へは、ダウンロードするように周知するなど、そういった社内のコミュニケーションもこの時期に行いました。

一方で、当初のタスクに入っていなかったものの重要だったと思うのは、経理など承認経路に入っている他チームに対して、ワークフローや経路が正しく設定されているかの確認をしていくという作業でした。そこは、総務チームが主導して確認を取りに行ってくれたため、古い情報のアップデートや細かい設定のミスなどにも気づくことができ、とても重要な作業だったと思います。

ーーー組織マスターも同時期に作成されていましたね。

荻原　はい、組織改変の運用担当者とミーティングしながら、必要な機能を足して行ったりなどを進めています。kickflowとの連携周りでは、特に難しい部分はなかったです。

検討中の企業へのメッセージ

ーーーワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

赤鳥　現状を全く変えることなく自社の業務に合わせられるような、完璧なシステムやツールというものはないと思います。システム導入は、自分たちの業務全体の改善の一歩として捉えて、あまり難しく考えすぎずに始めてみるのが良いと思います。これまでツールのリプレイスなど未経験で、非エンジニアの私でも推進できたので、まずは時間をかけすぎないで解決できる方法の一つとして、ツールリプレイスも視野に入れてみるのもいいのではないかと思います。

kickflowの導入理由の一つは、プロジェクトメンバーが少数しかいない私たちのようなチームにも、手厚くサポートしてくれそうだったことです。導入前の質問事項に関しても丁寧かつ迅速に対応していただいたので、むしろkickflowじゃなければワークフローのリプレイスは難しかったかもしれません。

そして、実際にカスタマーサクセス担当者の方とは二人三脚でやり切りました。今でも問い合わせに対して、スピード感のある回答をもらえるので安心しています。導入はもちろんですが、導入後のフィードバックや開発リクエストなどもしやすく、システムの進化も感じています。

牧野　サポートが手厚くて導入しやすいというのは非常にkickflowのメリットだと思います。ワークフローシステムはすでに導入している企業のリプレイスが多いと思うのですが、それほど大きく変わる、というものでもないと思うので、恐れすぎずに便利なツールを選んでいかれるのが良いと思います。

荻原　今回大きな選定基準として上げていませんでしたが、SSOやAPIで連携できる情報量の多さなど、kickflowは使ってみてよかった点がたくさんありました。色々な連携が可能なので、社内業務の効率化に向けた可能性が広がるのも素晴らしいです。

ーーーありがとうございました！