現状の要件はもちろん、将来の拡張性まで見据えてkickflowを選定

まずは貴社の事業について教えてください

ソラコムは「世界中のヒトとモノをつなげ共鳴する社会へ」をビジョンに掲げて、IoT向けの無線通信をグローバルに提供するプラットフォームを2015年9月から提供しています。
2021年7月現在、19のサービスを提供しており、お客様の数は2万を超えています。

製造や物流などの産業向けIoTのユースケース以外にも、AI通訳機「ポケトーク」や見守りIoT電球「ハローライト」に採用されるなど、幅広いビジネスでご利用いただいています。

清水さんについて教えてください

ソラコムが創業して間もない頃に入社しました。当時から現在に至るまで、ソフトウェアエンジニアとして主に事業側のサービス開発に携わっています。その傍らで、コーポレート側の業務も必要に応じて担当しています。

ソラコムに入社する前から、事業側とコーポレート側の両方のエンジニアリング業務を経験する機会がありました。特に、製造業向けの生産管理システムを開発していたときに、業務プロセスの分析やワークフロー関連の機能開発に関わったことがあり、それが kickflow の導入に役立っています。

どうして事業側とコーポレート側の両方を担当されているのでしょうか？

前職でコーポレート側のエンジニアとして働いていた期間があったため、当時の経験を生かしてソラコムでは入社当時から両方に携わってきました。ある程度組織が成長した現在でも両方に携わっている理由は、ソラコムのエンジニアリングチームが大切にしているポリシーにあります。

それは、「自分たちで開発、運用、サポートをしよう」というものです。もちろん、組織の拡大に合わせて、それぞれの役割を担うチームができて、役割が徐々に分かれていくのは自然ですし、私たちも実際そうなりつつあります。そういう状況においても、それぞれが完全に独立して仕事をするのではなく、全体最適を意識するためにもお互いの業務に積極的に関わっていく体制を大切にしています。

私はそのポリシーを拡大解釈して「コーポレート側も自分たちでやろう」の想いで携わっています。

kickflow導入前の状況と、きっかけ

以前は自分で開発した chatbot を導入して、簡易的なワークフローを実現していました。ほとんど運用コストがかからず、十分に機能していました。

しかし、組織が拡大するにつれて、職務権限を整えるとともに権限移譲を行いたいという要件が出てきました。こうなると既存の chatbot を拡張していくのはコストパフォーマンスが見合わないので、ワークフロー製品の新規導入を行うことにしました。

kickflowを選定理由を教えてください

大きく、下記の3点になります。

1. API/Webhookが公開されている

2. Slackとのインテグレーションが可能

3. ワークフローに特化して開発されている

職務権限規定表通りに柔軟にワークフロー・承認経路を作成できることはもちろん、承認業務だけでなく、前後の業務プロセスとも連携させて効率化したい思いがあったので、API/Webhookが公開されていることを必須要件にしました。将来的には組織のディレクトリや会計システムなどと接続して効率化していきたいと思っています。

次に、ソラコムでは Slack が標準のコミュニケーションツールなので、Slack からの通知を受け取って承認できるというのは重要な機能でした。今までの自作ツールも Slack 上で動いていたので、従業員の体験をそこから大きく変えずに、さらに向上させたいという気持ちがありました。

「ワークフローに特化して開発されている」という選定理由について詳しくお聞かせください

いくつかの製品を評価していくうちに「その製品が何のために開発されているか」という大元の思想が重要だということに気づきました。勤怠管理サービスや経費精算サービスに付随しているワークフローツールは、そのツールをより便利にするために開発されています。

したがって、それらのサービスとセットで利用するには便利なのですが、他のツールと組み合わせたり、少し複雑な要件を実現しようとすると機能不足でした。kickflowはワークフローの課題に特化して開発されているため、組織や閲覧権限の管理なども柔軟で、今後組織がさらに大きくなって用途が多様化しても対応できそうな点に魅力を感じました。

kickflowをどのように使っていますか？

導入準備中のものも含めると、購買稟議、契約申請、総務系の申請など、20個以上のワークフローを定義しました。他の申請も順次 kickflow に移行していく計画です。

kickflow の導入は想定よりスムーズに進みました。kickflowの分かりやすい操作感、Slack承認などが従業員に受け入れられた印象です。kickflow 導入前に業務プロセスや職務権限規定を見直したことで、結果としてkickflow上の設定もシンプルにできました。現在は日本国内だけでなく、海外で働くチームにもkickflowを導入しはじめています。働き方や文化の違いがあり、国内のチームに導入するときに比べて丁寧なコミュニケーションが必要です。

また、kickflowは一部機能が英語にも対応していますので、助かっています。今後の完全対応にも期待しています。

kickflowを導入した効果はありましたか？

Slack アプリから簡単に内容を確認して承認でき、リマインダーも自動で送信されるので、承認されるまでの時間が短くなりました。申請者、承認者双方にメリットが生まれました。

kickflow さんには欲しい機能をよくリクエストするのですが、スピード感を持って機能をアップデートしてくださり、信頼につながっています。こちらとしても、わがままをなるべく言わないように（笑）、既存の機能で実現できないか調べたうえで、取り入れていただけそうな形で要望をあげるように気をつけています。

kickflowを検討中の方へ一言

使いやすい製品になっていると思うので、まずは触ってみて要件に合うかどうかを試してみることをお勧めします。また、本格導入の際にはあらかじめ社内のプロセスを整理することが重要です。

私は導入後に知ったのですが、kickflow のカスタマーサクセスが導入をサポートしてくださるそうなので、こういった支援も検討いただくと良いと思います。