「紙」文化を脱却し、1,700人規模の企業成長を支える基盤作りへ｜テクバン株式会社 様

事業や組織構成について 

ーーー御社の事業や組織について、教えていただけますでしょうか。 

関田　テクバンは、来期30年目を迎えるSIer企業です。もともとソフトウェア事業からスタートし、インフラやユーザーサポート、ヘルプデスク事業などを展開してきました。インフラアプリの上流工程のみの事業から、10年ほど前に領域を広げ始め、今では「ワンストップソリューション」として幅広い領域を支援しています。

当社の情シス組織についても紹介します。経営管理統括本部 情報システム部の中に、情報システム課と情報セキュリティ課があり、今日は情報システム課の2名とともに参加しています。

さらに情報システム課は、ソフトウェアやSaaSの導入や活用などをサポートしているシステムグループと、社内インフラ全般やネットワーク関連、オンプレサービスを統括しているインフラグループの2つが所属しています。システムグループは3名、インフラグループは4名、全体7名で構成しています。

インタビュイーの方の役割やキャリア 

ーーー本日参加くださっている皆様の、キャリアや役割についても教えていただけますか？ 

白川　2017年にテクバンに入社しました。2年ほど開発部署に在籍し、その後異動して情報セキュリティ課の業務を2年経験。現在は情報システム課 システムグループに在籍しています。

中平　私は2021年にテクバンに入社しました。ビジネスアウトソーシング事業本部で、お客様先でのテクニカルサポートを担当し、2022年から情報システム課 システムグループを兼務しています。社内の情報システムの中で、ルーティン業務をアウトソースしていくため、業務を整理する仕事をしています。

関田　私は中途で、2011年にテクバンに入社しました。以前は、50人くらいの規模の回線事業者の情シスを担当していました。テクバン入社当初はインフラエンジニアとしてやっていくつもりで、2年程度お客様先に常駐していましたが、その後営業に配属となり、ここ4年は情シスも兼務しています。現在も私は担当領域が広く、協業・アライアンス業務も担当しています。

ーーー情シスの組織作りとしては、どのような方針をお持ちですか？

関田　情シスは人数を増やさずに、次のステージに向けた業務改善を進めていく方針です。今の人員を保ったまま、企業全体の成長を支える基盤を作っていくというのが今の私たちのチーム課題です。今の会社全体の成長としては、この数年で200〜300人増、数年以内に1,700人規模になる予定です。情シスはこれからも、SaaSやアウトソーシングなどをうまく活用しながら組織運営していく方針です。

抱えていた課題 

ーーー導入前に抱えていた課題について教えてください。

関田　2022年ごろ、中期経営計画が発表され、いわば「社内DX元年」というタイミングが訪れました。それまで社内では、情シス領域は最小限の労力で運営し、事業に集中するという方針だったのですが、いよいよ今後の成長と拡大の基盤作りのための業務改革に着手するという意思決定がなされたんです。

その際に最初に見直したのが、それまで社内で運用されていた「紙」オペレーションや、非効率的な社内業務でした。そしてワークフローシステムの導入へと議論が進んでいったんです。

ーーーそれまでワークフローシステムは導入されていましたか？

関田　はい、一度2020年ごろにシステムを導入しました。ですが、そのシステムではカバーしきれない部分が大きかったんです。

白川　以前のシステムというのは、工数管理・経費精算系システムの中の「稟議機能」でした。人事系のワークフローを5つほど作成してみたんですが、組織内にたくさん兼務があるのに、そのシステムでは、承認フローを一本道しか作成できず、対応しきれなかったんです。その結果、多くのワークフローで紙運用が残ることとなりました。

kickflowを選定した理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

白川　まずは、複数のワークフローシステムの資料請求をして、情報収集を始めました。クラウド環境でユーザー数2,000人以上に対応できるもの、というのが大きな条件でした。

いくつか比較した際には、kickflowの組織図の未来予約機能が特に良いと思っていました。

関田　ちなみに、最初は「印影」があって、稟議を回していくイメージのクラウドサービスを探していたんですよ。というのも、当社がSIerとしてそういったクラウドサービスを扱っていたからです。上層部は特にそのようなイメージを持っていました。ですが途中で「本当に印影は必要なのか？」という話になり、その点を不要としたことで、選択肢が変化しました。

この検討には4ヶ月程度かかっていますが、そういった紆余曲折もありました。

ーーーkickflowを選定した際に、他にも良かった点はありましたか？ 

白川　詳細に権限を設定できる点も評価しました。それまでのワークフローの課題として、主管部署からワークフローに関して細かな改修の要請がたくさん上がってきてしまい、情シスに負荷がかかっていたということがありました。

kickflowでは編集権限を主管部署に付与できるので、ワークフローの改修を行いたい場合に、主管部署が、自ら要件に沿った改修をできるようになりました。

ーーー他チームや経営陣からのリクエストや意見はありましたか？

関田　他チームとの連携は非常にうまくいっていたと思います。経営管理統括本部の役員が情シスの課題感に理解があり、協力的でしたし、私自身も事業部との兼務なので、現場の課題が分かっていました。事業部門もワークフローの選定に関わったのですが、意見交換も円滑でしたし、現場が情シスへの信頼感も持ってくれていました。

私たちが事業で扱っているワークフローシステムもありましたが、社内の業務が最も良い形で回っていくことを最優先に検討を進めたので、その意思決定の軸を動かす理由にはなりませんでした。自社の条件と合わなければ、選択肢からは外しました。

kickflowを導入した効果

ーーー導入後に実感する効果はありますか？

白川　組織図の未来予約機能が大変嬉しいですし、助かっています！ 

毎年1月に新組織になるのですが、これまでシステム上で新組織への更新が終わるまで、毎年、一定期間、ユーザーのワークフロー利用をストップさせていました。「1月●日〜●日までシステム更新中のため、利用しないでください」と社内で通達していたんです。それが、組織図予約ができるようになったことで、組織図更新予約日に自動的に切り替わってくれるため、利用停止が不要になりました。これは情シスとして、心理的にも非常に楽になりました。

また、情シスの組織改変の対応業務も、年内にゆとりを持って作業でき、ミスがあっても事前に確認して修正できるので、安心して新組織への更新タイミングを迎えることができるようになりました。

それと、以前は紙運用だったために、稟議申請のために出社する、承認のために出社するといった必要がありました。それが、出社にとらわれずにWebで完結できるようになったことは大きいです。

関田　経営層にとっても、紙運用からクラウド運用に変わったことのメリットは大きかったようです。印影などにこだわることなく、ワークフローに特化して最良のものとしてkickflowを選択したことは正解だったと思います。申請者にとっても承認者にとっても、今は紙文化からの脱却から得られたメリットを享受している段階ですが、今後は、さらに改善に向けた前向きな意見や議論が現場から上がってくるのかなと期待しています。

中平　kickflowになってから、申請内容のいずれかの項目や条件を満たしていなければ申請できない、という機能によって、単純な申請ミスや入力漏れなどが減りました。これまでメールベースで申請を行っていたときには、そういった単純ミスや入力漏れなども、人力でチェックしており大変な労力になっていました。承認者にとっても申請者にとっても、差し戻しが減る結果となり、負担が減りました。

また、現場の主管部署に、ワークフローの申請フォームの編集権限を渡せているのも良かったことです。「このワークフローの申請画面に説明の文章を追加したい」といった細かな要望を、現場の主管部署が自分で追加・編集できて良いです。全体的にUIがわかりやすいことも、kickflowを選んだポイントでした。現場の部門も、ワークフローの編集のしやすさや、わかりやすさを感じてくれていると思います。

導入に向けて

ーーー導入にあたって苦労された点はありましたか？

白川　導入までは、kickflowのカスタマーサクセス担当者が毎週サポートしてくれたので、非常にスムーズでした。導入にあたって、以前の紙での運用をどのように表現すればいいか悩むことがありましたが、悩みを共有するとすぐに、カスタマーサクセス担当者がkickflowでワークフローのサンプルを作って見せてくれ、それによって解決することができました。

ワークフローを設定するという面では困ることはほとんどありませんでしたね。

電子化するにあたって申請プロセス自体を見直そうという全社的な動きがありましたので、社内の主管部署の意思決定を”待つ”、という期間があり、情シスとして動けない期間がありました。紙だったものを画面にするとイメージが湧かなくなる、ということではなくて、これを機に、主管部署で持っていた課題を改善していこう、業務改善を実現しようとしていた結果なので、社内的には前向きな時間ではあったと思います。

関田　もちろん、部署によっては業務の繁忙期の都合などもあり、こういった業務改善や業務整理の優先度が上がらないとか、適任の方へのアサインに時間がかかるといった問題もありました。とはいえ、現場の課題やあるべき姿を情シスで判断するのは難しいので、現場にワークフロー導入を進めるにあたって、必要な時間だったかと思います。

中平　やはりワークフローに関わる部署から情報をもらうことが、最も苦労したところではありましたね。一方で、ワークフローでやりたいことが、こんなふうにkickflow上で実現できるんだというのは驚きでした。kickflow担当者から「こんなこともできます」「こんなふうにすることもできます」と提示してもらって、想像していた以上にできることの範囲が広がりました。

それとワークフローの外側の話ですが、今まで使っていた紙ベース、メールベースで行っていた時には「起票番号」をつけて、台帳に紐付けていたのですが、それをどうしていくか、という点が盲点になっていました。ワークフローをシステム化するにあたって、周りのオペレーションや管理方法の整備も検討しなくてはならないのだなという気づきでした。

ーーー導入プロセスはどのように進めましたか？

白川　ファーストリリース、セカンドリリース、サードリリースと段階を踏んで進めました。ファーストリリースはkickflowに慣れてもらうといった目的でしたので、もともと別システムで電子化できていたワークフローをkickflowに切り替えるというリプレースを行いました。ファーストリリースは、私たち情シスメンバーと、kickflowのカスタマーサクセス担当者の方と一緒に設定を進めました。

セカンドリリース以降は、これまで紙で行っていた稟議申請を、各主管部署と議論しながら、情シスメンバーが分担して、kickflowに作成していきました。kickflowでワークフローを実際に作っていくプロセスで、つまずくポイントはほとんどなかったです。

検討中の企業へのメッセージ

ーーーワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

関田　全体として、kickflowの導入自体に辛いことはありませんでした。一方で、社内の様々な部署の要望を集めてくるフェーズでは、苦労する面もありました。ワークフローシステムの導入や切り替えは、社内業務フローの整備など、大変なタイミングがあると思います。でもkickflowを導入して感じることは、導入にはそれ相応の苦労はありましたが、導入後に効果を感じることができるということです。今、私たちがまさに実感していますが、「運用」が思っていた以上に軽いんです。部門間の調整といったハードルを超えた先に、そういった実感が待っていると思いますので、ぜひ情シスの方は自信を持ってプロジェクトを進めていってください！

白川　私は、今回、新規でシステム導入するというのが初めての経験でしたので、不安がたくさんありました。ですが、kickflowのカスタマーサクセス担当者の方が、初期設定やマスタの作り方、ワークフローの基本的な作り方など、毎週ミーティングの機会を作って支援してくれ、大変助けられました。運用面、システムの技術面でも不安があるケースもあると思いますが、kickflowならばしっかりサポートしてくれます。安心して導入できると思います！

中平　kickflowでワークフローを作っていくにあたって、「これは実現できるだろうか」「これができなくなるんじゃないか」といった不安がたくさん出てくるのではないかと思うんですが、kickflowの担当者の方は「こういうやり方ならできますよ」「これは今はできませんが、開発に提案しておきますね」という形で、丁寧に寄り添って動いてくれます。それが心強かったです。

また、「これは今はできませんが・・」と言われていた要望についても、その後、本当に開発され、できるようになったものもありました。他にもできないことや、やりたいことがあれば、諦めないでkickflowで挑戦してみることをお勧めしたいです！

ーーーありがとうございました！