事業成長のためにコーポレートのスピードをあげる！ワークフローの時間を半減させた外部連携・業務自動化とは｜株式会社うるる様

事業や組織構成について 

ーーー御社の事業や組織について、教えていただけますでしょうか。

竹内　うるるは、労働力不足問題の解決に取り組むリーディングカンパニーとして、「埋蔵労働力資産」の創出と活用を軸に事業を展開しています。「埋蔵労働力資産」とは、働きたくても働けない「埋もれている労働力」と、IT・AIによって将来的に代替される可能性高く段階的に「埋もれゆく労働力」の2つから成る、うるるが提唱した新たな労働力の概念です。 

うるるでは、BPOやクラウドソーシング事業に加え、入札情報速報サービス「NJSS」、保育園や幼稚園の写真販売サービス「えんフォト」、電話代行サービス「fondesk」など、「IT・AIと人のチカラ」をかけ合わせたSaaSを生み出すCGS（Crowd Generated Service）事業を主力としています。創業以来培ってきたBPO事業での業務設計・ディレクションのノウハウと、IT・AIとクラウドワーカーのチカラをかけ合わせたSaaSの提供を通じて、企業や官公庁のDXを推進し、生産性向上を図ることで日本の労働力不足問題の解決を目指しています。

その中で私たちの所属する「IT＆リスク部」は、「生産性と安全」をキーワードに、全社を支える役割を果たしています。担当領域としては、セキュリティ対策や社内の効率化など幅広く、情報システムや総務、コンプライアンスの領域をカバーしています。kickflowの導入は、「IT & リスク部」の総務リスク管理課と情報システム課が担当しました。取締役を兼務する部長を含めて10名程度の部署です。

ーーー本日参加くださっている皆様の、キャリアや役割についても教えていただけますか？

竹内　うるるへは、2022年8月に入社しました。もともと電気電子工学科という理系の学科で、学生時代は太陽光発電の研究をしていました。社会人になってからは、数値解析分野のエンジニア等として働いたのち、採用部門、ミドルオフィス部門、監査部門等を経験しました。その後、うるるの総務リスク管理課に入りました。

野田　私は2023年7月にうるるに入社しました。その翌日にはkickflow導入プロジェクトにアサインされました。もともとは、エンジニアとしてWebシステム全般を扱っていました。受託開発やアフィリエイトサイトの保守運用、メディアサイト構築、広告システムの開発などです。キャリアチェンジしたいと考えて情シスになったのですが、コーポレートエンジニアリングは会社の状況によって経験できることが違うので、うるるの事業や企業フェーズに魅力を感じて転職してきました。

ワークフローのメンテナンスが属人化していた｜抱えていた課題

ーーー導入前に抱えていた課題について教えてください。

竹内　私が入社した時点ですでに、当時使っていたワークフローに関して「このままではいけない」という共通認識が社内に広がっていました。

職務権限表通りにワークフロー上で表現できておらず、ワークフローシステムの全容を把握している人がいないという状況だったんです。また2021年ごろから総務内でワークフロー移管プロジェクトがたびたび立ち上がってはいたものの、十分なリソースが確保できず、本格的な移管には至っていなかったと聞いています。

私が入社前には総務には正社員が1名しかおらず、作業工数だけでなく、「何を目指してどのように進めていくのか」を検討するための体制が整っていなかったんです。そこで、私は入社時の個人ミッションとして、取締役に向けて「事業成長のためにコーポレートのスピードをあげる」ことをプレゼンし、ワークフローシステムの移管プロジェクトを開始することにしました。

ーーー当時のワークフローで困っていたのは、どういった点ですか？

竹内　第一にメンテナンスが十分に行き届いていない状況でした。ワークフローのフォーム、承認経路など全てにおいて、改修が必要な状況でしたが、メンテナンスや改修の作業自体も属人化しており、手順書やルールも整備されていませんでした。変更が必要になった際も、都度対応しているだけで、改修の履歴を残すといった変更管理も行われていませんでした。

次に業務フローの設計とシステム運用の順序が逆転していた点が課題でした。業務フローが先にあってワークフローを利用するというのが本来のあり方だと思いますが、実際には業務の実態とシステムが合っていないケースが多く見られました。

さらに、利用者目線で設計されていないフォーム。何を入力すればいいかわからないフォームになっていて、利用者が迷うことも多く、その結果として入力間違いや入力漏れが発生しやすい状態でした。本来ワークフローシステムは、ログ管理や業務の効率化を支えるべき存在ですが、そのメリットを活かしきれていなかったのが実情です。

全ての要件を高水準で満たしたのはkickflowだけだった｜選定理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

竹内　導入に向けて、私たちは5つの軸を持っていました。

1. API連携の可否（業務の自動化ができるか）

2. 利用者にとってのUI/UX（チャットからの承認やコメント付与）

3. 申請ルートの実現見込み

4. 入力フォームの実現見込み

5. メンテナンスしやすさ

候補にはkickflow含めて、5サービスを候補に上げていました。

軸の3,4に関しては、「必須要件」「優先度高 / 中 / 低 要件」の4種類に分けて、それぞれ何件中何件を満たすかを割り出しました。各社の営業担当者に協力してもらい、星取表のようなものを作成して比較検討しました。

この中で、「必須要件」を100％を満たし、「優先度高 / 中 / 低 要件」も高水準で満たしたkickflowを推薦することに決めました。中でも「必須要件」を100%満たしたのはkickflowだけでした。ワークフローシステムを実際に使っていくにあたっては、会社としてやりたいことをどれだけ実現できるかが重要ですので、この点は高く評価しました。

ーーーkickflowを評価いただいたポイントは、他にありましたか？

竹内　実は、情シスと相談する中でも、kickflowは最初から有力な候補と考えていました。もともとkickflowを知ったのは、情シスのコミュニティで「ワークフローを入れるならkickflowがいい」といわれていたこと、他社の情シスの方から「kickflowは使いやすいよ」と聞いたことがきっかけだったんです。

実際にいくつかのワークフローシステムを比較してみた中で、kickflowの画面は特に洗練されていると感じました。約1〜2ヶ月のトライアル期間を通じて実際に操作してみた結果、安心して導入できると確信を持てました。

申請から承認までのリードタイムが半減｜kickflowを導入した効果

ーーー導入後に実感する効果はありますか？

竹内　KPIとして「申請から承認まで」のリードタイムを測定しています。kickflow導入後、申請から承認完了までのリードタイムが半減しました！

kickflowの導入時に業務フローの整備も行いました。今回は業務フローに合ったシステム設定を心がけているので、業務の効率化につながっていると思います。

UI/UXも社内で評判がいいです。承認者からは、Slack承認がすごくありがたいという声が上がっています。「これにまさるものはない！」というくらい喜ばれていますね。選定時から、「紙みたいな見た目は求めないようにしよう」というのはチームで決めていました。結果としてユーザーにとっても使いやすくなったので、それが良かったと思います。

メンテナンスは「これから」ではありますが、問題なさそうです。もともと操作性は確認済みで、kickflowの使いやすさはわかっていますし、情シスのプロジェクト外のメンバーにも操作できるように、ドキュメントもしっかりと作成しました。

ーーー特に役立っている機能はありますか。

竹内　Slack連携は素晴らしいです。前述した通り、申請から承認までのリードタイムが半減するほど、承認や確認がしやすくなりました。

また、オートメーション機能は助かっています。押印申請を上げて承認されると、自動的に「押印簿」に記録されるという仕組みをつくっています。回覧（確認）ステップからサブステータスに移し、汎用マスタで作っている押印簿に情報追加していくという流れです。

▶︎オートメーション機能とは
申請したチケットに対し、トリガーとアクションのルールをもとに、ルールに沿った対応を自動で実行することができる機能です。例えば「取引先申請が承認完了したら、自動的に取引先マスタに登録したい」「特定のフォーム内容で申請されたら、自動的に特定のラベルをつけたい」などが可能です。

オートメーション機能の使い方：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/36919697053465

竹内　回覧権限と閲覧権限を分けることができるのも、助かっています。回覧権限の場合はSlack通知が飛びますが、閲覧権限だと通知が来ないようにしています。承認者はもともと通知が多いので、重要なものだけが通知されるようにすることができます。

▶︎回覧機能とは
承認経路では、「承認」「回覧（確認あり）」「回覧（確認なし）」の3つのアクションタイプのうちからいずれかを選ぶことができます。「回覧（確認あり）」「回覧（確認なし）」の場合にできること・できないことは以下です。

回覧（確認あり）
承認者は「確認」のみ可能です。「差し戻し」はできません。
承認者に内容の可否の判断はさせたくないが特定の作業を依頼したい場合や、通知を送信しチケットの内容を確認したかどうかを把握したい場合に使用してください。

回覧（確認なし）
承認者は何らかの操作は不要です。自動的に次のステップに進みます。
承認者に通知を送信したいケースで、チケットの内容を確認したかどうかを把握する必要がない場合に使用してください。

経路の設定について：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360044982933

承認依頼がきた時にメール通知を設定しておき、メール受信をトリガーにAsanaにチケットを起票するような仕組みもつくっています。作業依頼系の申請で、タスク管理を自動化しています。

野田　API連携を活用して、汎用マスタに人事データベースから情報更新するという仕組みも作っています。

▶︎汎用マスタの活用について
汎用マスタは、ユーザーやチーム以外の企業固有のデータベースを作るための機能です。任意のカスタムフィールドを持つことができ、例えば、取引先、取り扱い商品、貸与可能なデバイスなどのデータベースを作成できます。
作成したデータベースは、フォームの入力値の選択肢として利用可能です。

汎用マスタについて：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360044511774

ーーー管理者目線、ユーザー目線、承認者目線でよかったことは何でしょうか？

野田　管理者としては、新しいフローが増えたとしても、ワークフローのフォームを作成するのが簡単なのが、最も良い点です。以前のシステムは属人化していて、ごく一部のメンバーしか扱えませんでしたが、kickflowならばITの専門知識がなくても使いやすいのがよいです。

竹内　ユーザー目線だと、以前のシステムよりも格段にわかりやすくなり、直感的に申請できるようになったと思います。

条件付きセクションを活用してセクション表示・非表示、必須・任意項目など設定していますので、申請者は見たままのフォーム内容を、画面に沿って入力したり選択したりするだけで、必要項目を抜け漏れなく記載し、申請することができます。

▶︎条件付きセクションについて
kickflowでは、前のセクションに含まれるフィールドの入力内容によって、後ろのセクション（フォームの一部分）を表示したり非表示にしたりすることができます。
例えば、支払方法で「口座振込」と回答した人にのみ振込先の口座情報の入力フォームを表示するといったことができます。

https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360053441734

竹内　承認者目線だと、とにかくSlack承認の評判がいいです。以前はメール通知でしたが、メールでは見落としが発生してしまうため、別途、申請者が「申請しました！承認をお願いします！」とチャットで呼びかけていたんです。そんなことがなくなりましたし、承認が圧倒的に早くなりました。

大袈裟ではなく、企業活動のスピードが上がったと思います！

kickflowは「本当に簡単なワークフローシステム」｜導入に向けて

ーーーお二人の役割分担は？

竹内　私はプロジェクトマネージャーの役割と、実際に手を動かすプレーヤーの役割も担っていました。プロジェクト上で難しい局面があると、私自身も対応します。

野田　私は技術的に可能かどうか、検証・開発する役割を担っています。前職で稟議システム開発を担っていたので、ワークフロー構築に知見がありましたが、kickflowは本当に簡単です。

ーーー導入にあたって苦労された点はありましたか？

竹内　導入は、10月、11月、12月にファーストリリース、セカンドリリース、サードリリースという形で進めました。複雑なワークフロー設定は12月にスケジュールしていたので、12月のリリース前は苦労がありました。2週間前に仕様変更が必要になったものもあり、大変なタイミングもありました。

野田　ワークフローの申請フォームの作成では、大きな問題はなかったです。そもそも経路を複雑にしないように工夫したことが功を奏したと思います。システムに業務を合わせるというのが基本的には良いと思うんですが、その調整を、私の入社前に竹内がやってくれていたと思います。システムやワークフローを実際に作る側としては楽でした。

竹内　システムに合わせた、という意味では、システム上で実現できるかどうかというよりも、その後メンテナンスし続けられるかを重視して整理していきました。

検討中の企業へのメッセージ

ーーーワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

竹内　ワークフローシステムの移管プロジェクトは、いろいろな関係者を巻き込むプロジェクトになるので、調整事項が多く、関係者間の連携が重要となるプロジェクトの一種だと思います。それでもきちんと進めていくと、良い成果が出ます。最後に、kickflowを選んで本当に良かったという点をお伝えします！

野田　汎用型のワークフローシステムを導入するというのは、断捨離できる良い機会だと思います。この機を逃すと非効率な運用が長期化してしまう恐れもありますから、もし入れ替えを検討中であれば、この機会にすっきりとした運用へ舵を切るのがよいのではないでしょうか。

kickflowはシンプルで簡単で、メンテナンスも楽になるワークフローシステムです。すっきりした運用を目指す企業には、特にオススメできます！

ーーーありがとうございました！