30人以上が検証に参加し導入が決定！複雑な組織・承認経路にも対応したkickflowで、ワークフローがシンプルに｜八千代エンジニヤリング株式会社様

事業や組織構成について 

ーーー御社の事業や組織について、教えていただけますでしょうか。

畑　私たち八千代エンジニヤリングは、総合建設コンサルタントとして、官公庁の社会インフラに関する調査や計画、設計、維持管理に関するビジネスを展開しています。社会インフラというと、道路や橋梁、ダム、河川など多岐にわたります。インフラが与える環境への影響などの調査や分析も行います。さらに建築や、最終処分場の計画や設計なども行います。最近では民間向け事業にも力を入れて展開しています。

ーーー本日参加くださっている皆様の、部署や組織について教えていただけますか？

畑　本日は、DX推進室、情報技術部 情報システム課、事業統括本部 国内事業部 総務部、管理統括本部 総務部という4つの部署から、5名が参加しています。

まずDX推進室は、2021年7月にできた部署で、全社的なDXの推進をミッションとしています。発足当初は5名でスタートし、現在は12名が在籍しています。DX推進は、あらゆる領域で必要とされていますが、部署ごとに進めてしまうとどうしても部分最適に陥りがちです。そこで全社的な目線で、ルールやシステムの最適化、デジタル化、データ活用を進めることを主なミッションとしています。

佐藤　情報技術部 情報システム課では、DX推進室が立案したデータ活用やシステム全体の設計思想に基づいて、実際にどのように進めていくか、どう実装していくかを策定し、プロジェクトを進めていきます。エンジニアとしてのバックグラウンドをもつ人が多く、15名のメンバーがいます。課内でも、ICTインフラを担当するチームと社内システムの開発・運用を担当するチームに分かれています。

竹下くるみ　事業統括本部 国内事業部 総務部では、事業部門の総務全般を担当しています。担当している「国内事業部」だけで約450名の従業員がいるため、総務業務も多く発生します。ワークフローに関しては最も課題を抱えていた部署といえるかもしれません。

竹下春菜　先ほどの「国内事業部 総務部」や全国各地の支店総務が実際に、現業部門に対して総務業務を行っているのに対し、私の所属する管理統括本部 総務部では全社的な総務業務の取りまとめを担当しています。例えば、社内規定の変更や運用に関わる領域をカバーしています。

紙と複数のシステムが併用されていた｜抱えていた課題

ーーー導入前に抱えていた課題について教えてください。

畑　2021年にDX推進室が発足した際、ワークフローは多数のシステムが乱立し、紙も多く残っているという状況でした。まずはワークフローシステムを考える必要があると考えました。

とはいえ、ワークフローは人事や情報システム部門、総務など多くの領域にまたがり、守備範囲がまちまちで、簡単には検討を進めることができませんでした。

そのような中、全社のコミュニケーションツールとして、Slackを導入することを決めました。業務のやりとりをSlackに集約していくことを決めた際、Slackの担当者と話す機会があり、担当者からkickflowを薦めていただき、宮本と一緒にkickflowを調べ始めたのです。

ーーーなぜ、紙も残っていたのでしょうか？

畑　以前から紙を使っていたフローだったというケースもありますし、システムに載せたくても当時のシステムでは表現できず、デジタル化をあきらめたということもありました。紙が残っていると、それを処理するために出社が必要になります。

竹下くるみ　紙のための出社が前提になっていましたね。コロナ禍の緊急事態宣言時など、出社できない場合には、代理で誰かが作業したりなど、チーム内での調整も大変でした。

ーーー同時に、複数のワークフローシステムが使われていたということですか。

畑　はい。様々な社内システムに、ワークフロー機能を付随させていたのです。例えば人事システムに人事関連のワークフローが付随していたり、会計・経理系のシステムに付随していたりしました。スクラッチで作ったシステムもあれば、既存サービスを導入しているものもあり、乱立している状態でした。そして、システムでまかなえないものは紙が使われていました。

また、各システムのメンテナンスにも手間や時間がかかっていました。いずれのシステムでも、ワークフローの申請フォームを作成する際に、情報システム部門に依頼してコーディングしてもらう必要がありました。

“簡単にワークフローを作れるか” “現場のメンバーもできるか” がポイントだった｜kickflowを選定した理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

畑　kickflowの良さは、事前のリサーチで十分理解していましたので、最初にトライアルすることにしました。とはいえ、ワークフローシステムに関わる業務は広範囲にわたりますから、業務の洗い出しや整理から始める必要がありました。

宮本　ワークフローに関わる業務の洗い出しとトライアルを同時に進めていきましたので、3カ月程度かかりました。トライアルのプロジェクトメンバーも、今日参加しているメンバーを見ていただいたらわかるように多部署・職種にわたります。調整にも時間がかかりました。

実はkickflowの前に、別システムを活用することも検討しました。2種類の異なるドキュメント管理ツールのワークフロー機能を活用してワークフローを網羅できないか、検討を始めてみるとそれぞれ「決裁者の割り当て」や「組織図の再現」という点で限界があることがわかりました。

ーーートライアルでは、どのような点を評価軸に置いていましたか？

宮本　DX推進室で重視していたのは、これまで情報システム部門でしかできなかったワークフローシステムの改修を、総務など、現場に近い部署のメンバーでもできるようにするということでした。簡単につくれないせいで紙や別システムを使ったりしていたので、「ワークフローの申請フォームが簡単につくれる」「簡単に直せる」というのは重要な要素だったんです。

畑　トライアルでは、全国の支店も含めて総務のメンバーにもkickflowを触ってもらい、自分たちで使うことができそうか、検証してもらいました。Slackのkickflowの事務局チャンネルには150人近く入っています。全員がトライアルから入っているわけではありませんが、少なくとも30人くらいはこの検証に関わってもらいました。

竹下くるみ　システム管理の経験はこれまでなく、kickflowが初めてでしたが、トライアルから参加して「これはできそう」と思いました。これまで社内では情報システム部門しか、システム設定の経験などはなかったと思いますし、私自身も最初はユーザー側のつもりでトライアルしたんです。でも、kickflowのトライアル環境を見てやってみたら、ワークフローを作ることができましたし、やればできるんだなと感じました。

ーーー導入の意思決定は、どのように進みましたか？

畑　システム選定は概ねkickflowにすることで決まったものの、実は、導入はもっと先にしようと考えていました。というのも、5月に経費精算システムの導入を控えていたので、その後にと考えていました。

ですが、トライアルを進めるうちに導入のイメージもつき、目処が立ったこともあり前倒しでkickflow導入をすることにしました。そして、5月の経費精算システム導入のタイミングでは、事前申請にあたる部分のみkickflowをリリースすることにしたのです。

1週間以内の決裁完了が60%から90%に向上し、紙のワークフローが300本から20本に減った｜kickflowを導入した効果

ーーー導入後に実感する効果はありますか？

畑　紙はかなり減りました！　実はまだ残ってはいるのですが、相当数が減りました。

竹下春菜　社外の方に提出する書類、休業中の方に対応してもらう書類など、やむを得ないものは紙で残っているのですが、それ以外はどんどんkickflow化しています。300本以上あった紙の申請書がほぼkickflowに移管でき、現在は20本まで減りました。

畑　最近では、紙でワークフローが回ってくると「kickflowにできないの？」というのが合言葉になっています。申請の頻度が高い申請フォームに関しては、ほとんど紙からkickflowへ移管できました。

宮本　システムが一元化できたことも良かったです。

佐藤　新しい申請フォームを作成する際に、毎回情報システム部門がコーディングしなくてはならない、という課題も解消しました。新規で申請フォームを作る際にも、情報システム部門に問い合わせが来ることはほとんどなくなり、各主管部門で作成できるようになりました。フォームの改善や変更も同様なので、改善のサイクルが非常に早くなりました。

全社的なDX推進の流れにおいても、情報システム部門はどんどんやることが増えています。そんな中でワークフローにかかる情報システム部門のリソースがかなり削減されたことで、他の重要な部分に手をかけられるようになりました。

ーーー想定外だった効果はありましたか？

畑　想定はしていたのですが、データ活用が進みました。これまで稟議台帳などを作成して管理していたものが、kickflowのデータから簡単に台帳を作成できるようになりました。

竹下春菜　申請業務に関するトレンド把握・分析にも役立っています。申請に関わる集計が必要な場合に、kickflowではワークフロー（申請フォーム）ごとに絞り込んで集計したり、一覧化したりすることが簡単にできます。時間をかけずにそうしたことができるようになったのが良かったです。

また、承認までのリードタイムの分析もできるようになりました。システム内でタイムスタンプが押されるので、承認までに誰がどれくらいの時間かかっているのかが一目瞭然です。承認者にとっても明確で分かりやすくなり、回覧スピード、承認スピードが上がりました。

畑　稟議の決裁スピードのデータをとっていますが、1週間以内に決裁が完了するものが、以前のシステムでは60%でしたが、kickflowになってから90%になり、30%も向上しました！　Slack連携などもあり、「すきま時間」にスマホでも承認できるようになったことが大きく寄与していると思います。

汎用マスタや組織図の未来予約機能が便利｜役立っている機能

ーーー役に立っている機能はありますか？

宮本　まずはSlack連携だと思います。承認までのリードタイムが削減できた大きな要因です。

竹下くるみ　申請フォームがしっかりと構造的で、説明欄も活用できているので、申請されるワークフローへの信頼が高まりました。記入すべき項目が分かりやすくて、必須項目などの設定により、記入漏れや記載間違いが減りました。

佐藤　汎用マスタも役立っています！ 管理者目線では、フォーム記載における表記揺れがなくなります。取引先やシステム名など、自由記入にするとどうしても表記揺れが生じてしまい、後々のデータ活用で困るケースも少なくありません。汎用マスタの活用により、それがなくなりました。

▶︎汎用マスタの活用について
汎用マスタは、ユーザーやチーム以外の企業固有のデータベースを作るための機能です。任意のカスタムフィールドを持つことができ、例えば、取引先、取り扱い商品、貸与可能なデバイスなどのデータベースを作成できます。
作成したデータベースは、フォームの入力値の選択肢として利用可能です。

汎用マスタについて：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360044511774

また、組織図の未来予約機能は重宝しています！　1年に一度の大きな組織改編に向けて、kickflow内の組織図もアップデートしなくてはなりませんが、事前に登録して、懸念のあるところをつぶしておけるので安心です。

以前は、組織改編の時期には情報システム部門の作業があるので、全社的に申請をストップしてもらっていました。承認経路の設定も、組織図のポジションベースではなく、バイネームで管理していたので、アップデート作業も大変でした。

▶︎組織図の未来予約機能とは
大規模な組織改編が発生するときは、新しい組織図を作り始めてから確定するまでに時間を要することがあります。こういったユースケースを想定して、kickflowでは組織図をバージョン管理することができます。
現在使用している組織図とは別に新しい組織図を作成し、組織改編の日に有効な組織図に自動で切り替えることで、ユーザーがワークフローを利用できない期間をなくすことができます。

詳細：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360045217634

畑　今後は、kickflowのコメント機能をもっと活用したいと思っています。今はまだ、以前の慣習が続いていて、事前にSlackチャンネルなどでコミュニケーションをとって承認者と調整し、調整が完了した段階で申請フォームを出すというやり方が多いです。コメント機能でやりとりするのが一般化すれば、申請に至るまでの経緯もわかり、またさらなるスピードアップにもつながるのではと考えています。

ーーー 外部連携はどのように活用されていますか？

宮本　業務自動化ツール「Workato」を使って、Slackへの通知を増やしました。

稟議の承認経路で自社特有のルールがあり、最終承認者のステップの次に、「回覧」のステップを追加し、必要な方に回覧できるようにするという経路を組んでいます。

最終承認者のステップが「決裁完了」のステータスとなるので関係者に「決裁完了」の通知を出したいのですが、kickflowでは途中ステップでの通知が出せません。チケット上は、「回覧」まで完了した時点がチケット完了となるためです。そこで、Workatoを使って、途中ステップで関係者に「決裁完了」の通知が送られるように連携しました。また、「決裁日時」も重要なので、Workatoを使って、この情報も取れるようにしています。

また、kickflowを中心とした人事関連の業務フローの自動化をしています。社内で「人事発令」が出されると、それに付随する業務がいろいろと発生します。例えば採用の人事発令があれば、採用が決定しますので、人事データベースの更新が必要になります。

kickflowで「人事発令」のワークフローを作成し、それが申請されると自動で新しい方の情報が、人事データベースに更新されるような仕組みを作りました。同様に、異動なども自動化しています。

kickflow導入が、DX推進に関する意識変革のきっかけに｜導入への道程

ーーー5月にファーストカットオーバー、10月にセカンドカットオーバーというスケジュールで進まれましたが、これはどういった計画だったのでしょうか？

畑　経費精算に関する事前申請だけは、経費精算システムの導入タイミング（5月）にあわせて用意したかったのです。調達、経費などの事前申請だけ、ファーストフェーズでリリースしました。

第2フェーズのリリースまで5月から10月という期間についても、当初は短すぎるのではと思ったのですが、5月に導入したところ経営陣からの期待も高く、「早く稟議システムもkickflowに集約するように」と声をかけられるようになり、間髪入れずに導入していくことになりました。10月にリリースしましたが、決裁権限の簡素化なども同時に進めましたので、大変でした。

ーーー多くの方がkickflow導入に関わられましたが、どういった役割分担だったんでしょうか？

畑　導入が決まってからは、DX推進室はプロジェクトマネジメントとしてスケジュール管理をしていましたね。

宮本　2カ月くらいは伴走して、その後、佐藤さんに引き継ぎました。ですが、裏側で仕組み化に使っていた業務自動化ツール「Workato」とのつなぎ込みなどは、私が担当し続けました。組織の所属情報の連携など、自動化するためにWorkatoを使っていました。

佐藤　そうでしたね。情報システム部門では実装部隊として、kickflowを使うための基盤を整備していきました。情報システム部門が主管して管理していたワークフローもありましたので、その対応もしていきました。マスタ管理も重要なポイントでした。

竹下春菜　総務では、社内規定やルールの簡素化に向けた整備を進めました。規定の見直しなどは経営企画本部なども巻き込み、社内で調整しながら運用変更に落とし込んでいきました。

畑　法務室や人事部、技術管理部なども、主管していたワークフローがありましたので、kickflow上で主管するワークフローを作成してもらいました。

ーーー導入にあたって苦労された点はありましたか？

畑　DX推進室としては、システム変更に対して戸惑いの声が上がっていたので、丁寧に説明していくことを心がけていました。

宮本　「慣れたシステムをなぜ変えるの」といった声もありましたが、リリースから時間が経ってkickflowに慣れてみれば、そういった声はほとんど上がらなくなりましたね。

竹下春菜　おそらく以前のシステムがスクラッチで自社で作ったものが多かったので、社内でやりたいことがすべてできる、という状態からスタートしたことも大きかったと思います。kickflowに移管することにより、既成サービスの導入という事態に戸惑いがあったんだと思います。

宮本　そうでしたね。システム導入に向けて会社のルールを見直したり、運用を効率化させたりといったことを経験して、社内の意識が変わったような気がします。

竹下春菜　運用を整備したり効率化したりするための柔軟性が上がりました。

宮本　今後の全社的なDXも、進めやすくなったかもしれません。

ーーー多くの関係者がおられたわけですが、他部署の巻き込みはどうでしたか？

宮下　協力してくれる部署が多かったです。最初のうちは「どう使ったらいいんだろう」という質問や問い合わせもありましたが、すぐに使い方にも慣れて、各部署で動いてくれました。

竹下春菜　管理統括本部内ではトライアルに関わったメンバーが本部内で説明会を行い、どんどんkickflowを使う体制ができていきました。

総務では社内稟議のkickflow移行も担当したのですが、ここは大変でした。稟議は従来、自由記述式のフォームを利用しており、経路設定も承認者が調整するという形式だったんです。過去十年分の稟議の帳票を確認して、申請内容を棚卸しして申請項目を設定し、経路分岐を分析して複数の経路設定をしていきました。ここは時間と労力のかかるところでした。

畑　稟議の自由記述から申請項目の設定への変更により、申請者はだいぶ楽になったと思います。

佐藤　情報システムでは組織情報、ユーザー情報を担当したのですが、これらの領域に課題が多かったので苦労しました。例えば、海外部門では特殊な承認体制をとっているので、国内外のルールの違いをどのようにシステム化していくかは、海外部門との調整が大変でした。

検討中の企業へのメッセージ

ーーー最後に、ワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

佐藤　kickflowのシステムとしての強みは、設計がシンプルで、APIを豊富に使えることだと思います。申請をトリガーとして自動化、データの蓄積などをしていきたい領域がある会社さんにはぜひオススメです！

ワークフロー移管プロジェクトは大変なこともたくさんありますが、kickflowならばカスタマーサクセス担当者も丁寧にサポートしてくれ、安心して取り組めます！

宮本　私はいろいろなシステム導入をしてきましたが、システム選定においては「使われなければ意味がない」「UIUXの使いやすさこそポイント」と考えています。その点でもkickflowは素晴らしいと思います。

また、システム導入にあたっては、どのシステムと連携するか全体像を考えて導入していくのが良いと思います。私たちの場合はSlack導入が軸にあり、それを中心とした業務設計をイメージしながらkickflowが候補になっていきました。Slackを活用している、活用したいと考えている企業にはkickflowははっきりオススメできると思っています。

竹下春菜　ワークフローは導入時の作業量も多いプロジェクトですが、導入することによってワークフローの一元化が実現したり、申請に関わる問い合わせも一本化できたりなどメリットがたくさんありました。先ほどもありましたが、申請データの活用もでき始めています。社内の暗黙のルールや明文化されていなかった習慣の見直しにもつながり、全社的な生産性の向上につながったと思います。

また、システムにほとんど関わってこなかった私や他のメンバーでも、やってみればシンプルでサポートも手厚くて、使いこなせるのがkickflowの特徴だと思います。

竹下くるみ　kickflowを導入したことで、とにかく管理が楽になりました！　紙のファイリングもなくなり、手作業で管理台帳を作る必要もなくなりました。データ活用した自動化にもつながり、便利に効率的になったと思います。

また、申請フォームの記入の仕方や総務部門における確認内容など、今まで属人化していたようなところも統一できました。

畑　承認権限や決裁ルートが非常に複雑な弊社でも入れられたので、kickflowはどんな会社でも入れられるワークフローシステムだと思います。決裁までの時間短縮にもつながり、各種台帳の自動作成、データの活用など、多くのメリットがありました。

また、kickflowの良いところは、システムとしてどんどんアップデートされているところです。今の時点で無い機能でも、要望を出していると開発してくれることもあります。

最後にー子会社でも導入されました！　kickflow導入の支援をしてもらっていたので、それを通してkickflowのメリットや良さが浸透したのが理由ですね。

ーーーありがとうございました！