職務権限とは？職務権限規程の作成方法やポイント、運用方法を解説
こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。
企業が効率的に事業を進めていくためには、職務権限を設定し、各組織・職位の役割や責任を明確にする必要があります。
職務権限は一般的に職務権限規程などの名称で社内規程として定めますが、どのように作成すればよいのでしょうか。
今回は、職務権限規程の概要や作成方法、作成におけるポイント、効率的な運用方法についてご紹介します。
この記事の要点
- 職務権限とは、組織内の各職位に対して割り当てられた業務遂行の範囲と責任を指すものです
- 職務権限規程とは、具体的な職務の範囲と必要な権限、責任を明示するための文書です。作成は法令で義務付けられておらず任意ですが、リスク管理やガバナンス強化の観点から多くの企業で作成されています
- 職務権限規程には、大きく各組織・職位の「職務」と「権限」「責任」を記載します
- 職務権限規程は、現状の組織と職務の洗い出し、職務の割り当て、権限の割り当て、運用の準備、組織変更などへの対応という流れで作成・更新します
- 職務権限規程の作成におけるポイントは、適切な抽象度、事業の特性に合わせた職務権限の割り当て、柔軟な権限移譲、権限委譲の活用、根回し慣習の見直しと明文化です
- 職務権限規程の作成や見直しにあたっては、新たなルールに対応できるワークフローシステムの準備も必要となります
職務権限とは？
職務権限とは、組織内の各職位に対して割り当てられた業務遂行の範囲と責任を指すものです。たとえば、人事部の職務権限として、採用グループには主に人材採用に関する業務全般を、給与グループは給与関連や福利厚生、企業年金などの業務を担当する、といった形で割り当てを行います。
職務権限を設定すると、各組織の役割が明確になり、業務の重複や漏れを防げます。業務の遂行も円滑になり、組織全体の効率が向上します。
職務権限規程とは？
職務権限規程とは、組織内の職務権限を定義するために、具体的な職務の範囲と必要な権限、責任を明示した文書です。
職務権限規程の必要性
職務権限規程で職務権限を定めることで、特定の人物による独断的な決定や、同一内容を複数人が判断する事態を防ぎます。役割や権限が明確になっていないと、声の大きい一部の人の意見で意思決定が行われたり、決定すべき事項について社内で意見がまとまらず意思決定が遅れたりしかねません。
職務権限規程で組織内の責任を明確化し、こうしたリスクを低減して、ガバナンスの強化を図る必要があります。
なお、職務権限規程の作成は法令で義務付けられておらず、任意です。ただし、リスク管理やガバナンス強化の観点から、多くの企業で作成されています。
職務権限規程の記載内容
職務権限規程には、大きく各組織・職位の「職務」と「権限」「責任」を記載します。
記載すべき内容と具体例は以下のとおりです。
項目 | 記載内容 | 具体例 |
|---|---|---|
職務 | 各組織・職位が担う役割と業務内容 | 人事部教育研修グループの職務 |
権限 | 各組織・職位が決定・承認する項目 | 人事部の権限 |
責任 | 各組織・職位が負う責務の範囲と内容 | 各職位の責任 |
職務権限規程の作成方法（5つのステップ）
職務権限規程は、現状の組織と職務の洗い出し、職務の割り当て、権限の割り当て、運用の準備、組織変更などへの対応という流れで作成・更新します。
ステップ1. 現状の組織と職務を洗い出す
職務権限規程のベースとなるのは、現状の組織と職務です。まず、本店、工場、営業所など、社内の全拠点における組織を網羅的に把握し、現状の組織図として可視化します。
次に、各組織が担当する職務を洗い出し、その役割やプロセス、責任、重要度などを整理していきます。
ステップ2. 各組織に職務を割り当てる
現状の組織と職務をベースとして、各組織に職務を割り当てていきます。職務に重複がある場合は調整し、担当すべき組織へ割り当てます。実施すべき業務がどの組織でも対応されていない場合や、事業戦略や事業計画を踏まえて新たな業務が発生する場合には、新たな職務を設定し、実施すべき組織へ割り当てます。
職務の割り当てにおいては、必要に応じて組織の見直しも行います。職務が重複している組織がある場合には統合し、どの組織でも担当しにくい職務がある場合には組織を新設します。
ステップ3. 各組織・職位に権限を割り当てる
各組織・職位が負うべき責任に対して適切な権限を割り当て、職務遂行に必要な意思決定の範囲を明示します。
権限の割り当てにあたっては、組織間での重複や漏れを避けるため、明確な表現で文書化します。曖昧な表現で権限を割り当ててしまうと、運用を開始した後に問い合わせが頻発したり、誤った解釈に基づいた決定がなされたりします。
決定・承認の権限に加えて、関連する組織を合議先として追加する、情報を共有すべき部署を通知先として設定する、といったことも検討します。合議先や通知先を設定すると、複数組織が関連する業務を進めやすくなります。
ステップ4. 職務権限規程の運用を準備する
新たな職務権限規程に則って業務を遂行できるように、運用の準備を行います。たとえば以下のような作業が発生します。
- 既存の規程やマニュアルと整合性を持たせるために、関連する規程をチェックし、必要に応じて改訂を行う。
- 社内の規程類は新たに設定した職務権限規程に応じて、作成・管理の担当組織を変更する。
- ワークフローを導入もしくは更新し、新たな職務権限に合わせた承認プロセスを実現できるようにする。
そのほか、職務権限規程の作成や見直しによって業務分担も変更されるため、組織間での業務引き継ぎなどの対応も必要となります。
ステップ5. 組織変更などに合わせて職務権限規程を見直す
職務権限規程は継続的な見直しが必要です。新事業への参入や組織の変更、業務の見直しが発生した場合には、変化に合わせて修正します。
新たな業務や職務が発生した際には迅速に規程に反映させ、不明確な職務や権限、責任を可能な限り排除します。
新事業への参入や組織変更などがなかったとしても、年次など定期的に見直すことも重要です。実際に規程に沿って決裁や業務を実施すると、業務の遂行や承認の取得において判断がつきにくいという事態も発生しがちです。記載の不備や曖昧な表現があれば、定期的な見直しにより改善していきます。
職務権限規程の作成における5つのポイント
ポイント1. 職務権限規程は適切な抽象度で記載する
権限は「曖昧過ぎず」「具体的過ぎず」適切な抽象度で記載します。
権限があいまいだと、誰が何をしてよいのか判断できず、規程の管理部署への問い合わせが頻発します。一方で具体的すぎると、記載事項が大量になりメンテナンスに苦労したり、権限の重複が発生して整合性をとるのが難しくなったりします。
もちろん、最初から完璧な抽象度で作成することは難しいでしょう。前述した定期的な見直しを通して、適切な抽象度に調整していくことをおすすめします。
ポイント2. 事業の特性に合わせた職務権限の割り当て
職務・権限の割り当てにあたっては、各事業の特性を理解し、それに合わせて設定します。具体例は以下のとおりです。
- 海外部門では各地域の地政学リスクの度合いに応じて投資の金額基準を厳密にし、小規模投資でも経営層の承認を求めるなど、ハイリスク投資を抑制できるように職務や権限を割り当てる。
- ITに関する権限はIT部門に割り当てつつも、システムを前提とした新規事業を行う部署には一部の権限を付与し、スピード感を持ったビジネス展開を実現できるようにする。
職務権限規程の作成にあたっては全体の整合性を取ることも重要ですが、このように事業の特性に応じて調整を図る必要もあります。
ポイント3. 柔軟な権限移譲
上位職位者から下位職位者へ権限移譲を行うことで、スピード感のある意思決定を実現できます。特に企業の規模が拡大すると、権限移譲を意識した職務権限規程の作成がポイントとなります。
具体例としては以下のとおりです。
- 100万円以下の支出については部長決裁とするなど、金額での条件を設ける
- 基本方針に基づく個別業務や重要度が低い案件については下位職位者により判断する
権限移譲により一定の判断を下位職位者に任せることで、上位職位者への権限集中を避け、事業のスピードを上げられます。
ポイント4. 権限移譲と併せて権限委譲の活用も検討
権限移譲と併せて「権限委譲」の活用も検討します。権限委譲とは、本来の権限者の判断により、権限者が責任を持ちつつも下位役職者に権限を委譲することです。
職務権限規程で権限委譲を許可する範囲を定めておくことで、職位者の判断により権限を委譲できるようにします。たとえば以下のとおりです。
- 100万円以下の支出については部長決裁とするが、発注件数の多い部では各部の判断で副部長や課長へ決裁権限を委譲できる。
- 海外出張の承認は通常部長決裁だが、出張が多い組織では副部長や課長が決裁できるように権限を委譲できる。
このような権限委譲の仕組みにより、各現場の状況や特性に応じて柔軟に判断できるようになります。
ポイント5. 根回し慣習の見直しと明文化
根回しは仕事をうまく進めるために必要な業務ですが、過剰な根回しは意思決定の遅れの原因にもなりかねません。
業務上、あらかじめ根回しとして内容を説明しておくべき部署があるのであれば、職務権限規程上にも「合議先」や「通知先」などとして明記するとよいでしょう。「組織運営のために必要な根回し」を規程で明確化しておくことがポイントです。
ワークフローシステムで職務権限規程の運用を効率化
職務権限規程の作成・見直しと併せて検討したいのが、決裁を行うための手段です。
一定規模の企業であれば紙や押印でも決裁はできますが、業務負荷の軽減やテレワークの実現などの観点から、ワークフローシステムの活用による効率化を検討すべきでしょう。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、組織内での承認プロセスを電子化するためのツールです。各業務における申請から決裁までの一連のプロセスを効率化できます。
申請や承認をPCやスマートフォンから行えるため、場所を問わず承認プロセスを実施できます。テレワークが普及した現代においては、必須の仕組みといえるでしょう。
ワークフローシステムは一般的に申請フォームの作成や承認ルートの設定、代理承認など権限委譲への対応、他システムとの連携といった機能を備え、業務の効率化に寄与します。
職務権限規程の見直しに対応できるワークフローシステムの選択がポイント
職務権限規程の作成や見直しでよくあるのが「社内のワークフローシステムが実現したい申請・承認プロセスに対応できない」というケースです。組織の規模が大きくなったことで、権限委譲や複数組織・役職の兼任など新たなルールやプロセスが職務権限規程で定められ、既存のシステムが対応できない場合もあります。
職務権限規程の作成や見直しにあたっては、現在利用しているワークフローシステムが新たな規程に対応できるかを確認してみましょう。規程を作成した後にシステム側が対応できないと分かると、システム対応の期間により運用開始が遅れてしまいます。
まとめ：職務権限規程の作成・見直しとワークフローシステム
今回は、職務権限規程についてご紹介しました。職務権限規程の作成や見直しにあたっては、新たなルールに対応できるワークフローシステムの準備も必要となります。
当社では、申請や承認における圧倒的な使いやすさと機能性を両立する、クラウドワークフロー「kickflow」を提供しています。既存のワークフローシステムでは実現が難しかった複雑なワークフローにも対応。金額基準など条件指定による複雑な承認フローの実現や、代理設定による権限委譲対応、合議先や通知先の設定など、企業規模の拡大と共に複雑化しがちな職務権限規程にも対応できる機能が備わっています。
kickflowにご興味のある方は、お気軽に当社までお問い合わせください。
よくある質問
規程を書き終える前に、ワークフローシステムで対応できるかを確かめたほうがよいですか
はい、規程を固める前に確かめておくほうが安全です。権限委譲や兼任といった新しいルールを書いたあとで、システムがその承認の流れを組めないと分かると、対応を待つ間は新しい規程で運用を始められません。どこまで対応できるかは製品によって分かれるため、見直しで変える点を挙げて照らし合わせておきます。
権限を細かく書けば書くほど、判断に迷う人は減りますか
必ずしも減りません。細かくしすぎると記載が膨らんで手入れが追いつかなくなり、権限どうしの食い違いも起きやすくなります。最初から程よい粒度にするのは難しいため、運用で出てきた問い合わせを手がかりに、定期的な見直しで書き方を調整していきます。
部署ごとに事情が違う場合も、全社で同じ金額基準にそろえるべきですか
全社の整合をとりつつ、事業の特性に応じて差をつけることはできます。リスクの高い地域への投資は少額でも経営層に回す、発注件数の多い部では決裁を下位の役職に委ねられるようにする、といった調整です。どこまで差を認めるかは、規程の中で範囲を決めておきます。