ワークフローの作成方法を5ステップで解説！失敗しないためのポイントとツールの選び方
こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。
「稟議書の承認に時間がかかりすぎる」「経費精算の申請方法が人によってバラバラ」
このような課題を感じたことはありませんか？これらの課題は、明確な「ワークフロー」を作成することで解決できるかもしれません。
ワークフローとは、業務の一連の流れを可視化し、ルールを定めたものです。適切に作成・運用することで、業務の属人化を防ぎ、生産性を飛躍的に向上させられます。
この記事では、ワークフローの基本的な作成手順から、作成時に陥りがちな失敗とその回避策、さらにはおすすめのツールまで、網羅的にご紹介します。
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そもそもワークフローとは？業務プロセスを可視化する重要性
ワークフローの作成方法を学ぶ前に、まずはその定義と重要性について正しく理解しておきましょう。
ワークフローの定義と目的
ワークフローとは、直訳すると「仕事（Work）の流れ（Flow）」です。「誰が」「いつ」「何を」行うのかという一連の業務プロセスを定義し、図式化・ルール化したものを指します。
例えば、経費精算の申請業務であれば、以下のような流れが考えられます。
- 申請者が申請書を作成し、領収書を添付する
- 直属の上長が内容を確認し、承認する
- 経理担当者が内容を再確認し、承認する
- 承認された内容に基づき、経理担当者が振込処理を行う
- 申請者に支払いが完了した旨が通知される
このような一連の流れと、それぞれのステップにおける担当者、ルールを明確に定めたものがワークフローです。
なぜ今、ワークフローの作成が求められるのか？
近年、働き方の多様化やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、ワークフローの重要性はますます高まっています。ワークフローを作成し、業務プロセスを標準化することには、以下のようなメリットがあります。
- 業務効率の向上：無駄な作業や手戻りが減り、業務全体のスピードが向上します。
- 属人化の防止：業務ルールが明確になるため、担当者が不在でも他の人が対応でき、業務が滞りません。
- 内部統制の強化：承認ルートやルールが明確になることで、不正を防止し、コンプライアンスを強化できます。
- 意思決定の迅速化：承認プロセスがスムーズに進むため、スピーディーな意思決定が可能になります。
- テレワークへの対応：場所を問わずに申請・承認業務を行える基盤が整います。
ワークフローを作成する5つのステップ
それでは、具体的なワークフローの作成手順を5つのステップに分けて解説します。
ステップ1：対象業務の選定と現状把握
まずは、社内に存在する業務の中から、ワークフロー化する対象を選定します。全ての業務を一度に進めるのは困難なため、「頻度が高い」「関係者が多い」「課題が大きい」といった観点から優先順位をつけましょう。
【ワークフロー化に適した業務の例】
- 稟議申請
- 経費精算
- 押印申請
- 契約書のレビュー
- 新規取引先の登録申請
対象業務が決まったら、現状の業務プロセスを徹底的にヒアリングし、洗い出します。「誰が」「どのような手順で」「どれくらいの時間をかけて」業務を行っているのかを詳細に把握することが重要です。
ステップ2：関係者とタスクの洗い出し
次に、その業務に関わる全ての人・役割と、各人が行うタスク・作業内容をリストアップします。申請者、承認者、確認者、処理担当者など、全てのステークホルダーを明確にしましょう。
このとき、各タスクのインプットとして「必要な情報や書類」とアウトプットとなる成果物も併せて整理しておくと、後のステップがスムーズに進みます。
ステップ3：承認経路とルールの明確化
洗い出したタスクを時系列に並べ、業務の流れを定義します。ここでのポイントは、条件分岐や例外処理を明確にすることです。
- 直列承認：Aさん → Bさん → Cさんの順に承認が進む
- 並列承認：BさんとCさんの両方の承認が順不同で必要
- 条件分岐：「申請金額が10万円以上なら部長承認を追加」「契約書の種類がNDAなら法務部のレビューを必須にする」など
申請が承認されなかった場合の差し戻し・却下のルートも忘れずに定義しておきましょう。
ステップ4：ワークフロー図の作成と可視化
ステップ3で定義した内容をもとに、フローチャートなどを用いてワークフロー図を作成します。記号や図形を使って業務の流れを可視化することで、関係者全員がプロセスを直感的に理解できるようになります。
この図は、単なる設計図としてだけでなく、関係者との合意形成や、実際の運用が始まった後のマニュアルとしても活用できます。
ステップ5：テスト運用とフィードバックによる改善
ワークフローが完成したら、すぐに全社展開するのではなく、まずは特定の部署やチームでテスト運用を行いましょう。実際に使ってもらうことで、設計段階では見えなかった課題や改善点が見つかります。
＜フィードバックの例＞
- この項目の意味が分かりにくい
- 承認に思ったより時間がかかる
- このパターンだと申請できない
利用者からフィードバックを収集し、ワークフローを継続的に改善していくことが、形骸化させないための重要なポイントです。
失敗から学ぶ！ワークフロー作成でよくある3つの落とし穴と回避策
せっかく作成したワークフローが、うまく機能せずに形骸化してしまうケースは少なくありません。ここでは、よくある失敗例とその回避策をご紹介します。
落とし穴1：現状の複雑な業務をそのままシステム化してしまう
「現状の業務をそのまま再現しよう」と考えるのは自然ですが、これが大きな落とし穴になることがあります。非効率な紙の運用や、過去の経緯で複雑化したルールをそのままワークフローに落とし込むと、非効率なプロセスが固定化されてしまいます。
【回避策】
ワークフローを作成する際は、「そもそもこの作業は必要か？」「もっとシンプルなルールにできないか？」という視点で、業務プロセスそのものを見直す「業務改善（BPR）」の機会と捉えましょう。
落とし穴2：承認経路が複雑すぎる・形骸化している
承認者を増やしすぎると、承認プロセスが停滞する原因になります。特に、「念のため」という理由で多くの承認者が設定されているケースは要注意です。承認者が自分の役割を理解しておらず、ただの「確認印」を押すだけになっている状態は、ワークフローが形骸化しているサインです。
【回避策】
各承認者の役割と責任を明確にし、本当にその人の承認が必要かを見極めましょう。不要な承認ステップは大胆に削減することも検討してください。
落とし穴3：例外処理が考慮されていない
「通常ルート」の設計に注力するあまり、イレギュラーなケースや例外処理の検討が漏れてしまうことがあります。例外が発生するたびに担当者が手動で対応していては、ワークフロー化した意味がありません。
【回避策】
業務ヒアリングの段階で、過去に発生したイレギュラーなケースを洗い出しておきましょう。差し戻しや却下、取り下げといった基本的な処理はもちろん、特定の条件下でルートを変更するなどのルールをあらかじめ組み込んでおくことが重要です。
ワークフロー作成に使えるツール比較
ワークフローを作成・運用するためのツールは、大きく分けて2種類あります。
Excelやスプレッドシート
多くの企業で導入されており、追加コストなしで手軽に始められるのが最大のメリットです。申請フォーマットの作成や簡単な管理台帳として利用できます。
一方で、承認状況のリアルタイムな把握が難しく、バージョン管理も煩雑になりがちです。メールでの承認依頼やファイル添付の手間も発生し、承認経路の自動分岐といった複雑な制御もできません。
ワークフローシステム
ワークフローの作成・運用に特化した専用システムです。申請フォームの作成から複雑な承認ルートの設定、進捗管理、過去の申請データの検索までを一元管理できます。
導入にはコストがかかりますが、以下のような大きなメリットがあります。
- 申請・承認業務をシステム上で完結できる
- スマートフォンからも承認でき、意思決定がスピードアップする
- 進捗状況が可視化され、ボトルネックを特定しやすい
- データが蓄積され、業務改善の分析に活用できる
本格的に業務効率化を目指すのであれば、ワークフローシステムの導入がおすすめです。
作成して終わりじゃない！継続的に改善する「育てる」ワークフローとは
ワークフローは、一度作成したら終わりではありません。ビジネス環境の変化や組織の成長に合わせて、常に見直しと改善を続ける「育てる」視点が不可欠です。
定期的な見直しの重要性
少なくとも半年に一度、あるいは組織変更や業務内容の変更があったタイミングで、ワークフローが現状に即しているかを見直しましょう。
- 承認者は適切か？
- ルールは形骸化していないか？
- さらに効率的なプロセスはないか？
現場の担当者から定期的にヒアリングを行い、フィードバックを収集する仕組みを作ることが重要です。
改善のための指標（KPI）設定例
感覚だけでなく、客観的なデータに基づいて改善を行うために、以下のような指標（KPI）を設定するのも有効です。
- リードタイム：申請から最終承認までの平均時間
- 差し戻し率：全申請のうち、差し戻された申請の割合
- 承認停滞時間：特定のステップで承認が滞留している時間
これらのデータを分析することで、ワークフローのどこにボトルネックがあるのかを特定し、的確な改善策を講じることができます。
柔軟な業務プロセスを実現するなら「kickflow」がおすすめ
数あるワークフローシステムの中でも、特におすすめしたいのがクラウドワークフロー「kickflow」です。
kickflowは、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように直感的な操作で高度なワークフローを作成できます。
例えば、以下のような複雑な設定も簡単に行えます。
- 柔軟な経路分岐：「申請金額が100万円以上、かつ特定の事業部からの申請であれば、役員承認ステップを追加する」といった複雑な条件分岐も、標準機能で設定可能です。
- チャットツール連携：SlackやTeamsといった主要チャットツールとの連携が簡単にできます。メールだけではなく、チャットツールでの通知・承認が可能で、UX・承認スピードを向上させます。
- 外部システム連携：API連携機能を使えば、基幹システム等へのデータ連携なども自動化でき、業務プロセス全体の効率化を実現します。
Excel管理からの脱却や、既存のワークフローシステムからの乗り換えを検討している方は、ぜひ一度kickflowをご検討ください。
まとめ
本記事では、ワークフローの作成手順から、失敗しないためのポイント、ツールの選び方までを網羅的に解説しました。
ワークフローの作成は、単なる業務の電子化ではありません。業務プロセス全体を見直し、組織の生産性を根本から向上させるための重要な取り組みです。
ご紹介した5つのステップと注意点を参考に、ぜひ自社の業務効率化に向けた第一歩を踏み出してください。