Slackワークフローで始める業務自動化とは？基本機能と連携術を紹介

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

業務の効率化やチーム全体の生産性を高めるうえで、Slackのワークフロー機能は有力な支援手段となります。なかでも、申請・報告・リマインドといった定型業務を自動化することで、日々の作業負担が軽減され、対応漏れやミスの防止にも効果を発揮します。

一方で、「Slackワークフローとは何か」「どう使い始めればよいか」「実際にどの業務に活用できるのか」といった疑問を持たれている方もいらっしゃるのではないでしょうか？ 

そこで今回は、Slackワークフロービルダーの基本操作に加え、他ツールとの連携方法や導入時の注意点までを丁寧に解説します。自社に合った自動化のヒントを探している方は、ぜひ参考にしてみてください。

kickflowに関する資料ダウンロードはこちら

Slackワークフローとは

Slackワークフローは、チーム内の定型業務を効率化し、生産性を高めるための自動化機能です。特別な知識がなくても操作でき、報告・申請・通知など日々のタスクをスムーズに処理できます。

Slackワークフローの基本機能

Slackのワークフロー機能は、定型業務や反復作業の効率化に役立ちます。

あらかじめ用意されたテンプレートを使えば、ステータス報告や承認依頼、リマインダーの送信といった業務を手軽に自動化できます。また、テンプレートを利用せず、自社の業務に合わせて新たにワークフローを設計することも可能です。

ワークフローは「トリガー（開始条件）」と「ステップ（実行内容）」の組み合わせによって動作します。例えば、Slack上の操作やイベントをきっかけにフォーム入力の依頼を送ったり、ダイレクトメッセージで通知を行ったりすることが可能です。

無料プランと有料プランの違い

Slackのワークフロー機能は、日々の業務を自動化するうえで有効ですが、利用にはプランによる制限があります。無料プランでは、ワークフローの作成や運用ができないため、この機能を活用するには有料プランの契約が前提となります。

有料プランでは、ワークフロービルダーを用いてテンプレートから手軽に自動化フローを設計できるほか、自社の業務に応じたオリジナルのワークフローを構築することも可能です。

また、入力フォームやDM通知、条件に応じた自動処理など、幅広い機能が利用できるため、チーム全体の作業効率向上にもつながります。

ワークフロー機能が注目される理由

Slackのワークフロー機能が注目されているのは、日々の業務で繰り返される作業を手軽に自動化できるためです。

例えば、報告や申請手続き、リマインドの送信といったタスクを、テンプレートやトリガーを使って自動で処理できます。これにより、作業にかかる時間を減らすだけでなく、伝達ミスや手作業によるエラーも防ぎやすくなります。

さらに、操作はSlack内で完結するため、複数のツールを行き来する必要がありません。ITスキルがなくても構築可能な点も魅力で、現場の担当者が主体となって業務を見直すきっかけとしても活用できます。

Slackワークフロービルダーの基本的な使い方

Slackワークフロービルダーは、ノーコードで業務の自動化フローを構築できる便利な機能です。ここでは、ワークフローの作成から運用までの基本的な使い方をご紹介します。

Slackワークフロービルダーの起動

Slackのワークフロービルダーは、Slack画面上のメニューからアクセスする方法のほか、チャンネル内の「＋」ボタンをクリックして表示されるショートカット一覧からも呼び出せます。

ワークフローの作成

Slackのワークフロービルダーでは、業務の流れを組み立てる際に「トリガー」と「ステップ」を組み合わせるのが基本となります。トリガーは、ワークフローの開始条件を指し、ショートカットの実行、チャンネルへの参加、特定のリアクションの追加、あらかじめ決めたスケジュールなどが設定可能です。

また、ステップはトリガーのあとに実行される処理を意味します。フォーム送信の依頼や自動メッセージの投稿、外部サービスとの連携など、内容に応じてさまざまな操作を指定できます。

これらを組み合わせることで、日々の報告や申請、通知といった定型的な作業をSlack上で効率よく自動化できます。

作成したワークフローの運用

Slackのワークフロービルダーで構築したワークフローは、テストから本番公開までを簡単な操作で進めることができ、すぐに業務に組み込めます。作成が完了したら、「公開」ボタンを押すだけで、特定のチャンネルやメンバーに向けてワークフローの運用がスタートします。

公開前には、Slack上でトリガーやステップが意図どおりに動作するかを確認できるため、不具合の発生を事前に防ぐことが可能です。例えば、定刻に送信されるリマインダーや申請フォームの挙動をあらかじめテストしておけば、本番でのトラブルを未然に防げます。

Slackワークフローでできること

ここでは、Slackワークフローで具体的にどのような業務を自動化できるのかをご紹介します。

定型タスクを自動化できる

Slackのワークフロー機能を使えば、日々の出勤報告や進捗確認、各種申請といった繰り返しの業務を自動化できます。業務ごとのばらつきや抜け漏れも減り、安定した運用につながります。

また、あらかじめ業務フローを定義しておくことで、担当者が交代しても迷わず同じ手順で作業が進みます。このような仕組みは、属人化の防止や引き継ぎの効率化に有効です。

定型業務にSlackワークフローを取り入れて整備することで、チーム全体の作業効率を底上げできるでしょう。

フォーム送信やDM通知を自動で実行できる

Slackのワークフロー機能を使えば、フィードバック収集や各種通知といった日々のルーティン業務を効率よく自動化できます。

例えば、チームメンバーに対して入力フォームを提示し、その回答に応じて自動的にダイレクトメッセージ（DM）を送るフローを設計することも可能です。フォームの起動タイミングは自由に設定でき、取得した内容に基づいて次のステップを分岐させることもできます。

スプレッドシートや外部アプリと連携できる

Slackのワークフローは、Googleスプレッドシートをはじめとする外部アプリと連携することで、業務の効率化をさらに進められます。

例えば、Slack上で入力されたフォーム内容を自動的にスプレッドシートへ記録すれば、進捗管理や集計作業の手間を大幅に軽減できます。

さらに、リマインダー通知からワンクリックでビデオ会議ツールを立ち上げるといった使い方も可能です。複数の業務ツールをSlackに集約することで、画面の切り替え回数が減り、チームの集中力を妨げることなく作業に取り組めます。

Slack単体では対応が難しい複雑な承認フローも、ZapierやGluegent Flowといった外部ツールを組み合わせることで実現可能です。例えば、Zapierを活用すると、Slack上での申請をきっかけにClickUpなどのタスク管理ツールに自動でチケットを作成でき、対応漏れの防止につながります。

Slackワークフローの導入メリット

ここでは、Slackワークフローを導入することで得られる主なメリットをご紹介します。

業務の自動化により繰り返し作業の時間を削減できる

Slackワークフローを導入するメリットの1つは、繰り返し発生する業務を自動化し、作業時間を大幅に短縮できる点にあります。

例えば、出勤報告や進捗確認、リマインダーの送信といった定型タスクは、ワークフロービルダーでテンプレートやトリガーを設定するだけで自動化が可能です。

これにより、人手を介さずに処理が進むため、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

ノーコードで誰でも構築できるため現場主導の改善が進む

Slackのワークフロービルダーは、プログラミングや専門知識がなくても直感的に使えるノーコードツールです。テンプレートを活用すれば自動化フローを構築できます。また、ゼロから設計する場合も、トリガーとステップを組み合わせるだけで簡単に作成可能です。

現場の担当者自身が業務の改善に取り組めるため、IT部門の負担軽減にも貢献するでしょう。

Slack内で完結することで業務の抜け漏れ防止につながる

Slackワークフローの魅力は、すべての処理をSlack内で完結できる点にもあります。申請・報告・承認といった業務が一貫してSlack上で進行するため、メールや他ツールに情報が分散する心配がなく、確認漏れや対応の遅れも防ぎやすくなります。

加えて、Slackの通知機能を通じてリアルタイムな対応が可能になるため、チーム全体の反応スピードも高まります。

Slackワークフローを導入する際の注意点

Slackワークフローは業務の効率化に役立つ便利な機能ですが、導入にあたってはいくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、Slackワークフローを導入する際に気をつけたい主なポイントを解説します。

有料プランの契約が前提となる

前述のとおり、Slackのワークフロー機能を利用するには、有料プランの契約が前提となります。無料プランではワークフロービルダーが使えず、申請や通知といった業務自動化は行えません。

有料プランでは、テンプレートの活用や独自フローの構築、DM通知やフォーム入力の自動処理など、実務に役立つ機能が数多く提供されています

複雑な承認フローには限界がある

Slackワークフローは、定型業務の自動化に優れたツールですが、すべての承認プロセスに対応できるわけではありません。例えば、申請内容や金額に応じた承認ルートの分岐、複数人による同時承認、差し戻し対応といった複雑な要件には対応が難しい場合があります。

こうした高度なフローを実現するには、外部のワークフローシステムの活用が有効です。Slackワークフローはシンプルな処理には活用できますが、無理にSlack単体で完結させようとすると、かえって手間が増えるリスクもあるため注意が必要です。

入力フォームの自由度が低く、詳細な設問には不向き

Slackワークフローの入力フォームは定型的な情報収集には便利ですが、柔軟なカスタマイズが求められる業務にはあまり向いていません。入力項目の種類が限られており、複数の選択肢を組み合わせた条件分岐や、設問ごとの表示切り替えといった高度な設定には対応していないためです。

そのため、複雑な申請書や詳細なアンケートなど、自由度の高い入力が必要な場合は専用のツールを併用することが有効です。

Slackワークフローが向いている業務とは？

このように、Slackワークフローには機能面で限界があるのも事実です。それでは、具体的にどのような業務であればSlackワークフローの活用が有効なのでしょうか。ここでは、具体的な業務例について解説します。

定期報告やリマインドの自動送信

Slackワークフローは、定期的な報告依頼やリマインドの自動化にもおすすめのツールです。

例えば、週次の業務報告や日々のタスク確認をスケジュール設定によって自動で送信すれば、担当者が毎回リマインドを手動で行う手間を省けます。あらかじめテンプレートやトリガーを設定しておくことで決まった時間にメッセージやフォームが配信され、業務の抜け漏れや対応の遅れを防止できます。

チーム内の情報共有・オンボーディングの強化

Slackワークフローは、チーム内の情報共有や新入社員のオンボーディングにも効果的です。例えば、チャンネル参加時に自動でメッセージを送信する機能を使えば、業務ルールや利用ツールの紹介、連絡先一覧などの基本情報を漏れなく伝えられます。

また、トリガーを設定して定期的にFAQを共有したり、マニュアル更新を促すリマインダーを送信したりすることで、チーム内のナレッジの偏りを防止できます。こうした仕組みにより、業務の属人化を回避しやすくなります。

顧客対応や問い合わせ一次受付の効率化

Slackワークフローは、顧客対応や社内外からの問い合わせを受け付ける一次対応業務の効率化にも有効です。

例えば、Slackに専用フォームを設置し、問い合わせ内容を選択式で入力してもらえば、窓口の一元化が可能になります。フォーム送信後は内容に応じて自動的にチャンネルや担当者へ通知が送られるため、手作業による仕分けが不要となり、対応スピードが大幅に向上します。

ただし、Slackは社内向けのツールとしては有効ですが、社外ユーザー向けに利用してもらうためには不向きです。そのような場合、他の仕組みも検討すべきでしょう。

定型的な申請・承認フローの自動化

Slackワークフローは、経費精算や休暇申請など、定型的な申請・承認業務の自動化に適しています。テンプレートやトリガー機能を活用すれば、申請フォームの作成から承認依頼、結果通知までをSlack内で一貫して行うことが可能です。

ただし、企業における稟議や権限規程に基づく決裁プロセスの様に、内部統制やガバナンスが求められる業務については、Slackでは限界があるのも事実です。このような業務については、専門のワークフローシステムを利用すべきでしょう。

このように、Slackワークフローには向き・不向きがあります。ワークフローシステムなど他のツールも使い分けて、業務の効率化を進めていくことがポイントです。

Slackワークフローで業務自動化を始めよう

Slackワークフローは、定型的な業務の自動化を通じて、チーム全体の生産性を高められるツールです。ノーコードで直感的に構築できるため、現場の担当者が主体となって業務改善に取り組むことができます。

申請や承認、定期報告、リマインドといった日常業務をSlack内で完結させることで、手作業によるミスや情報の伝達漏れを防ぎ、作業時間の短縮にもつながるでしょう。

ただし、Slackワークフローには機能面で限界があるのも事実です。内部統制やガバナンスが求められる業務については、専門のワークフローシステムの活用を検討するべきでしょう。

当社では、専門ツールとして豊富な機能を備えるSaaS型のワークフローシステム「kickflow」を提供しています。

kickflow（キックフロー）は「シンプルなのに、多機能。」という点が特徴であり、直感的に使えるモダンなUI・UXを備えつつも、あらゆる規模の企業で利用できる高度かつ柔軟な機能を備えます。

無料でのデモンストレーションも可能です。ワークフローシステムの導入を検討されている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。