ワークフローをExcelで作るには？メリット・注意点・導入ステップを解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

業務効率化を目指す方にとって、申請や承認の流れを見直すことは大きな課題です。一方で、専用のワークフローシステムは導入コストや運用の手間がかかるため、導入に踏み切れないケースも少なくありません。

そのようなときに検討したいのが、Excelを活用したワークフローの自作です。初期費用をかけずに始められ、既存のスキルやテンプレートを活かすことで、短期間での導入も実現できます。

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Excelでワークフローを自作するメリット

Excelを使ったワークフローの自作は、すでに利用しているソフトウェアをそのまま活用できる手軽さに加え、自社業務に応じた柔軟なカスタマイズが可能な点が大きな魅力です。

ここでは、Excelでワークフローを自作するメリットについて解説します。

初期費用ゼロで始められる

Excelを活用すれば、ワークフローの構築を初期費用ゼロで始めることができます。多くの企業ではすでにMicrosoft Excelが導入されているため、新たなソフトウェアを購入する必要がありません。

Excelが利用できれば運用できる

Excelを使ったワークフロー構築のもう1つのメリットは、Excelのスキルだけで運用を始められることです。専門的なツールに関する知識を新たに習得する必要がないため、作成から運用までを自社内で完結できます。

操作方法の説明や社内展開もスムーズに進めやすく、導入のハードルも低めなので、まずは小規模な改善から始めたい企業にとって、実用的な選択肢といえるでしょう。

柔軟に自社の業務フローに合わせてカスタマイズできる

Excelを使ったワークフローの魅力は、自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズできる点にあります。

たとえば、部署ごとに異なる申請項目を設定したり、関数や条件付き書式を活用して入力内容に応じた自動判定を行ったりすることもできます。さらに、業務の変化にあわせて随時見直しや調整ができるため、組織の成長や改善にもスムーズに対応可能です。

有用なテンプレートも多い

Excelを使ったワークフロー構築では、無料テンプレートを活用することで、短期間での導入が実現できます。

たとえば申請書や稟議書といった基本的なフォーマットであれば多くのテンプレートが公開されており、ゼロから設計する手間を省けます。あらかじめ構造が整ったテンプレートを土台にすれば、最小限の調整で済ませられます。

小規模に始められる

Excelを使ったワークフローの自作は、小規模な業務改善から無理なく始められる点も大きな魅力です。たとえば、特定部署の申請業務や稟議書の管理といった限定的な範囲で導入すれば、短期間でその効果を実感しやすくなります。

運用の中で見えてきた課題をもとに、申請項目の追加や承認ルートの調整など、必要に応じた改良を重ねることが可能です。こうした段階的な改善を積み重ねることで、やがて全社的に利用されるワークフローへと発展させることもできます。

Excelでワークフローを自作する際の注意点

Excelにより手軽にワークフローを構築できる一方で、運用にはいくつかの注意点もあります。特に、入力ミスの発生やファイルの共有・管理、セキュリティに関するリスクは見落とされがちです。

ここでは、Excelでワークフローを自作する際に押さえておきたい注意点をご紹介します。

入力ミスや改ざんリスクを完全に防げない

誰でも編集できるExcelの特性上、承認後の内容が誤って書き換えられてしまう恐れがあります。Excelでワークフローを自作する際は、入力ミスや意図しない改ざんといったリスクへの対策が欠かせません。

入力規則の設定や条件付き書式による警告表示、保護機能などを取り入れることで、このようなリスクは軽減できますが、完全に改ざんリスクを防ぐことはできません。

申請書のバージョン管理ができない

Excelでワークフローを自作する際に見落としやすいのが、バージョン管理の煩雑さです。申請書や稟議書の最新版を社内に周知するには、メール添付やクラウドストレージを活用する必要がありますが、古いファイルが誤って使用されることも少なくありません。

さらに、承認プロセスが進むにつれてファイルが更新されていくため、誰がどの段階でどのバージョンを扱ったのかを正確に把握するのは難しくなります。特に複数部署をまたぐワークフローでは、こうした管理の不備が業務の遅延やミスを招く原因にもなり得ます。

メンテナンスが属人化する

Excelでワークフローを自作する場合、運用や管理が特定の担当者に集中しやすく、メンテナンスが属人化するリスクが伴います。

たとえば、関数や条件付き書式、マクロを多用した複雑な設計は、作成者本人以外が内容を把握しにくくなる傾向があります。業務の拡大や組織体制の変更によって承認ルートや書式の修正が必要になった際、担当者が不在であると更新に支障をきたす恐れもあります。

セキュリティ対策が難しい

Excelファイルは誰でも編集できる性質があるため、承認済みの内容が意図せず変更されたり、不正に改ざんされたりするリスクがあります。さらに、アクセス権限の設定が不十分な場合、申請者や第三者が本来閲覧・編集できない情報にアクセスできてしまう恐れも否めません。

Excelの機能限界により拡張性が乏しい

Excelを活用したワークフローは、初期コストをかけずに手軽に始められる反面、拡張性には限界があります。たとえば、経費精算や人事管理などの業務システムとデータを連携させたくても、自動で連携させることは困難です。

さらに、業務フローを複雑に可視化・自動化しようとすると、マクロやVBAといった専門的な知識が求められます。承認の進捗状況をリアルタイムで把握しづらい点も、業務規模の拡大とともに課題となります。

今後の機能拡張や自動化を視野に入れるのであれば、Excelだけでは対応が難しい場面があることをあらかじめ認識しておく必要があります。

このように、手軽に利用できるExcelワークフローですが、機能不足やデメリットも多いことに注意が必要です。

Excelでワークフローを作成する具体的な手順

ここでは、Excelを使ってワークフローを構築する具体的な手順を、実務でそのまま使えるかたちでわかりやすく解説します。

ステップ 1：ワークフローの目的と対象業務を明確にする

まずは、目的と対象業務を明確にします。何のためにワークフローを作成するのか、どの業務を効率化したいのかを言語化することで、設計の方向性が定まり、無駄のない仕組みを整えやすくなります。

あわせて、対象となる業務の範囲や関与する部門・担当者を事前に定義しておくことも欠かせません。たとえば「経費申請業務を効率化したい」といった目標があれば、必要な申請項目や承認ルートも自然と見えてきます。こうした目的と範囲を明確にすることが、必要な機能や項目の整理につながり、スムーズな運用への土台となります。

ステップ 2：必要な項目をリストアップし、申請書式を作成する

申請書式を作成する際は、まず必要な項目をリストアップすることから始めましょう。申請者名、申請日、目的、金額といった基本情報に加え、業務の内容に応じた個別の項目も洗い出していきます。

Excelではセルの結合や色分けを活用することで、誰でも見やすく記入しやすい書式を整えることができます。加えて、入力ミスを防ぐために、データ入力規則や条件付き書式を活用すると安心です。

ステップ 3：入力規則・保護機能で操作ミスを防止する

入力ミスや誤操作を防ぐには、Excelの「入力規則」や「保護機能」を活用することが有効です。たとえば、金額欄には数値以外を入力できないよう制限したり、必須項目が空欄のまま提出されないよう設定したりすることで、申請内容の精度が向上します。

また、承認済みのセルや書式を保護しておけば、誤って編集されるリスクも低減できます。さらに、変更履歴の追跡やファイルの読み取り専用設定を組み合わせることで、意図しない改ざんや情報漏洩を防ぎやすくなります。

ただし、前述のとおりExcelでは改ざんや情報漏えいを完全に防ぐことは難しい点には留意しましょう。

ステップ 4：承認プロセス・承認フローの検討

Excelでワークフローを作成する場合、実際の承認プロセスはExcel外で実施する必要があります。メールやTeamsチャット、紙とハンコなど、どのような方法で承認を実施するか検討しましょう。

合わせて、承認フローも整理します。作成したExcel申請書を誰に承認してもらうのかを社内のルールに基づき確認し、Excel上に承認欄を設けます。

ステップ 5：トライアルを行い、運用フローを調整する

作成したExcelワークフローは、いきなり本格運用に移行するのではなく、まずは限定的な範囲でトライアルしてみることが大切です。実際の申請や承認を行ってみることで、入力しづらい箇所や承認ルートの不備、運用時の手間など、設計段階では見えなかった課題が浮かび上がります。

こうした課題に対応するためには、関係者からフィードバックを集め、必要に応じて項目やレイアウトなどの見直しを行いましょう。

Excelベースのワークフローが向いているケース・向いていないケース

Excelでのワークフロー構築は、手軽に始められる反面、すべての企業に適しているわけではありません。業務の規模や内容によっては、専用ツールの導入が現実的な選択となることもあります。

ここでは、Excelベースのワークフローが向いているケースと向いていないケースについて、それぞれの特徴をご紹介します。

向いているケース

Excelベースのワークフローは、比較的少人数で業務を運用している中小企業や個人事業主に適しています。申請件数が限られており、関係者も少なく、複雑な承認ルートを必要としない業務では、専用ツールを使わずにすぐ運用を始められる点が大きなメリットです。

さらに、Excelの操作に慣れた社員が多い職場であれば、新たな研修を行わずに、既存スキルを活かして短期間で実務に展開できます。

専用のワークフローシステムの導入を本格的に検討する前の段階として、まずExcelを使って業務改善に取り組みたい企業にとって、現実的かつ効果的な選択肢といえるでしょう。

向いていないケース

Excelベースのワークフローは手軽に始められる一方で、すべての企業に適しているわけではありません。一定規模以上の企業では、申請件数も多く関係者が多数に及ぶため、Excelベースのワークフローでは業務を円滑に進めることは困難といえるでしょう。

また、Excelによるワークフローでは情報の改ざんや漏えいを完全に防ぐことは難しいといえます。上場企業およびそのグループ企業など、内部統制が求められる企業においては専用のワークフローシステムを導入すべきです。

このように、一定規模以上の企業にて本格的にワークフローを構築する場合、現実的には専用のワークフローシステムを導入するべきです。

自社に合わせて最適な方法を選択しよう

Excelを活用したワークフローの自作は、コストを抑えつつ業務効率化を目指す企業にとって、手軽で現実的な手段といえます。既存のスキルを活かせる点や、短期間で導入できる点も大きな魅力です。

一方で、Excelでワークフローを運用することにはデメリットも多いといえます。事業拡大と共に、本格的なワークフローシステムの導入が求められます。これまでExcelでワークフローを運用してきた企業や、事業拡大を目指している企業においては、高機能で業務効率化、内部統制の強化ができるワークフローシステムの導入がおすすめです。

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