稟議におけるワークフローとは？稟議を電子化するメリットや注意点も解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

稟議は意思決定の正当性を確保し、企業のガバナンスを支える手続きです。一方で、紙ベースで稟議を行うと、承認の遅延や管理の煩雑さが課題にもなります。テレワークの普及や拠点間の連携が進む現在においては、柔軟かつ迅速に対応できる稟議体制の整備が求められます。

そこで今回は、稟議ワークフローの基本的な仕組みに加え、電子化によるメリットや導入時に注意すべき点について詳しく解説していきます。

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稟議におけるワークフローとは？

稟議を進めるためには、「ワークフロー」として承認の流れや役割を明確にする必要があります。ここではまず、稟議やワークフローについて簡単に解説していきます。

そもそも稟議とは？

稟議とは、組織内で個人の裁量では判断できない事案について、上長や関係部署の承認を得る社内手続きを指します。具体的には、起案者が稟議書を作成し、それを関係者へ回覧して承認を受ける流れが一般的です。例えば、新規設備の導入や高額な契約、新しいプロジェクトの立ち上げなどの場面で利用されます。

稟議の目的は、意思決定の妥当性を組織として担保し、責任の所在を明確にすることにあります。さらに、複数の関係者が内容を確認することで、リスクの分散や透明性の確保も図れます。

稟議とワークフローの違い

「稟議」と「ワークフロー」は混同されやすいものの、実際には指し示す対象が異なります。稟議とは、主に社内で重要な意思決定を行う際に、複数の承認者から順に同意を得る業務を意味します。

一方のワークフローは、その稟議を含めた業務全体の流れを指し、起案から承認、決裁、通知、保管までの一連のプロセスを体系的に整理する概念です。

つまり、稟議は内容や目的に関わる手続きであり、ワークフローはそれをどのような手順で進めるかという仕組みを示します。

稟議におけるワークフローの一般的な流れ

ここでは、起案から決裁、そして通知・保管に至るまでの、稟議における一般的なワークフローを段階ごとに解説します。

起案・作成

稟議における出発点となるのが「起案・作成」です。この段階では、申請者が稟議書に提案内容を具体的に記載し、承認者が判断しやすいよう整える必要があります。目的や背景、見込まれる効果、リスク、予算といった意思決定に不可欠な情報を、過不足なく盛り込むことが求められます。

説得力を高めるには、数値データの提示や参考資料の添付といった工夫が有効です。加えて、社内で定められたテンプレートより、稟議の種類に応じたフォーマットを選びます。

申請・提出

稟議書の作成が完了した後は、「申請・提出」のステップに進みます。申請者は記載内容に誤りや漏れがないかを最終確認したうえで、社内の規程に従い手続きを行います。一般的には、直属の上司が最初の承認者となり、その確認を経て正式なプロセスが始まります。

承認・差し戻し

提出された稟議書は、承認ルートに従って各承認者が内容を確認します。承認者は、提案の妥当性や予算との整合性、リスク対応の状況などを精査し、承認・差し戻し・却下のいずれかを判断します。

差し戻しとなった場合には、修正内容や再提出の指示が起案者に伝えられます。

決裁権限者による最終判断

稟議書は、最終的に決裁権限者による判断を受けます。これまでのプロセスにおいて内容が承認されていたとしても、最終権限者の裁量によって却下や差し戻しとなる場合もあります。

記録・保管

最終決裁が下りた後は、承認済みの稟議書を適切に保管します。企業によって保管方法は異なりますが、紙の稟議書であればファイリングを行い、適切に管理します。

システムを利用している場合は、システム上で過去履歴を保管することとなります。

既存の稟議プロセスにおける課題とは？

稟議のプロセスには、承認に時間がかかる、紙の管理が煩雑、承認ルートの属人化など、さまざまな課題が潜んでいます。ここでは、稟議プロセスの中で顕在化しやすい主な課題について解説します。

承認に時間がかかり意思決定が遅れる

稟議の承認プロセスが滞ると、意思決定全体のスピードに影響が生じます。特に紙ベースの運用では、承認者の不在や書類の移動により回覧が止まりやすくなるため注意が必要です。さらに、複数の承認者を経由する場合、それぞれの確認に時間を要するため、意思決定が数日から数週間単位で先送りされることも珍しくありません。

稟議業務の迅速化には、プロセスの見える化と、時間や場所に左右されない承認環境の整備が不可欠です。

紙の運用による手間と保管コスト

紙ベースでの稟議運用は、手間とコストを要します。まず、稟議書の作成や印刷、押印といった工程に時間を取られます。さらに、承認が完了した稟議書は物理的に保管する必要があり、専用スペースの確保も求められます。

稟議書類が年々蓄積されることで、オフィス環境は圧迫され、管理作業も煩雑化します。加えて、検索性や再利用性に乏しい点も課題です。また、紙による運用は情報の改ざんや紛失のリスクを伴い、セキュリティ面でも懸念が残ります。

こうした背景から、ペーパーレス化によって管理の効率化とコスト削減を目指す動きが広がっています。

テレワーク下での稟議が滞る

テレワークの普及により、紙ベースでの稟議運用には大きな支障が生じています。稟議書の作成・提出・押印・承認といった各工程が対面を前提として進むため、承認者が出社していない場合、回覧が止まり、意思決定が長期間滞ることもあるでしょう。

さらに、書類の所在や進捗状況が把握しにくく、確認や催促にも手間がかかる点が課題です。

このような状況は、業務の停滞やビジネスチャンスの逸失を招く原因となります。

ワークフローシステムで稟議プロセスを電子化するメリット

これらの課題を解決する手段として注目されているのが、稟議プロセスの電子化です。ワークフローシステムを導入すれば、意思決定の迅速化やコスト削減、ガバナンス強化など、複数のメリットを得ることができます。

稟議完了までの時間を大幅に短縮できる

ワークフローシステムを導入すれば、稟議の完了までにかかる時間を短縮できます。テンプレートや入力補助機能を用いれば、起案にかかる作業時間を削減でき、申請後も自動通知や承認ルートの最適化により、手続き全体が円滑に進行します。

さらに、システム上で進捗状況をリアルタイムに把握できるため、どの段階で停滞しているのかを特定でき、無駄な催促や確認の負担も軽減されるでしょう。物理的な書類のやり取りが不要となる点も、テレワーク環境においては大きなメリットです

管理が簡単になり、コスト削減にもつながる

紙による運用では、稟議書の作成・印刷・押印・保管といった各工程に時間とコストがかかり、書類の紛失や検索の手間も避けられません。

ワークフローシステムにより稟議プロセスを電子化することで、書類の所在や承認状況を即座に把握でき、履歴の検索や監査対応も円滑に行えます。さらに、紙代・印刷費・保管スペースといった固定コストを削減できます。

承認プロセスの可視化でガバナンスを強化できる

ワークフローシステムを導入すると、稟議の承認プロセスをシステム上で一元管理できるようになります。誰が・いつ・どの内容を承認したかが明確になり、不正や規程逸脱のリスクを抑えるうえでも効果的です。

このような仕組みを通じて意思決定の透明性が高まり、企業全体のガバナンス強化へと結びつきます。

他業務への展開が可能な柔軟性も備えている

ワークフローシステムは稟議業務にとどまらず、社内の多様な申請・承認業務にも応用できる柔軟性を備えています。例えば、人事の異動届や休暇申請、総務の備品管理、営業の報告書提出などを1つのプラットフォームで一元管理することが可能です。

帳票のフォーマットを自由に設定できるシステムであれば、自社の業務内容に合わせたワークフロー設計にも柔軟に対応できます。これにより、申請手続きの標準化や運用ルールの徹底が進み、部署を超えた業務効率の向上や内部統制の強化にもつながるでしょう。

ワークフローシステムで稟議プロセスを電子化する際の注意点

ここでは、スムーズな電子化を実現するために押さえておくべきポイントを順に解説します。

業務フローの棚卸と要件定義を怠らない

ワークフローシステムを導入する際に最初に取り組むべきなのは、既存業務フローの棚卸と要件定義です。現状の手順や承認ルートを整理しないまま進めてしまうと、運用開始後に混乱や手戻りが生じやすくなります。

特に、例外対応の多いプロセスについては、明文化と最適化が不可欠です。また、必要な機能やシステム間連携の要件を明確にしておくことで、自社に適した製品を選定しやすくなります。

棚卸や要件定義は手間がかかる工程ですが、丁寧に行うことで業務の標準化と運用効率の向上に直結します。

ユーザーのITリテラシーに配慮する

ワークフローシステムの導入にあたっては、操作に関わる関係者のITリテラシーの差にも十分な配慮が求められます。どれほど高機能なシステムであっても、現場で使いこなせなければ意味がありません。

特にITに不慣れな部門では、操作性に不満があると利用が定着しないこともあります。そのため、導入時には操作研修やマニュアルの整備に加え、初期段階でのフォロー体制を構築しておくことが重要です。

さらに、「なぜこの仕組みを導入するのか」という目的を明確に伝え、業務改善への意識を関係者全体で共有する姿勢も欠かせません。

既存システムとの連携性を事前に確認する

ワークフローシステムの導入にあたっては、既存の社内システムとの連携性も事前に確認しておくことが重要です。勤怠管理や経費精算、会計ソフトなどと連携できない場合、手動での二重入力が発生し、業務効率が悪化するおそれがあります。

申請データや承認結果が他のシステムにも自動で反映される仕組みを構築できれば、運用ミスの削減や情報の一元管理につながるでしょう。

導入後のフォローアップ体制を整備しておく

ワークフローシステムは導入して終わりではなく、安定した運用を実現するためのフォローアップ体制も欠かせません。実際の運用では、操作ミスやルールの理解不足による混乱が生じることもあります。

そのため、導入初期にはヘルプデスクの設置、操作マニュアルの整備、社内説明会の開催といった支援策が重要です。また、制度変更や組織再編に伴い、設定の見直しが継続的に発生することも考慮し、管理部門とベンダー間の連携体制を構築しておくと安心でしょう。

稟議プロセスの電子化で業務の効率化を図ろう

稟議プロセスの電子化は、単なる業務効率化にとどまらず、組織全体の意思決定スピードやガバナンスの質を向上させる取り組みといえます。紙ベースの運用で課題となる承認の遅延、属人化、管理コストの増大といった問題は、ワークフローシステムの導入によって改善可能です。

テレワークの浸透に伴い、場所にとらわれない承認環境を整えることは、柔軟な働き方の実現にも直結します。適切なシステムを選定するためには、業務フローの棚卸や要件定義、現場との連携が欠かせません。稟議プロセスの可視化・標準化を図り、継続的な改善サイクルを回すことが、生産性向上への第一歩となります。

当社では、稟議書の電子化を実現できる、SaaS型のワークフローシステム「kickflow」を提供しています。

kickflow（キックフロー）は「シンプルなのに、多機能。」という点が特徴であり、直感的に使えるモダンなUI・UXを備え、初めてワークフローシステムを利用される方にとっても使いやすいシステムとなっています。

無料でのデモンストレーションも可能です。稟議書の電子化を検討されている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。