エクセルで見積書を作成する方法とは？テンプレート紹介と業務効率化のポイントも解説
こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。
エクセルを使って見積書を作成している企業も多いのではないでしょうか？柔軟にフォーマットを作成できるエクセルは便利ですが、手入力によるミスやファイルの共有・承認フローに課題もあります。
そこで今回は、エクセルで見積書を作成する2つの方法を解説するとともに、こうした業務課題を根本から解決する手段として「ワークフローシステム」の導入メリットを紹介します。業務効率の改善に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。
この記事の要点
- エクセルで見積書を作成する方法には、「テンプレートを活用する」か「ゼロから自作する」かの2通りがあり、特段の理由がなければテンプレートの活用がおすすめです
- エクセルの見積書テンプレートは、Microsoft公式サイトのテンプレートギャラリーや、弥生・freee・マネーフォワードなどのサービス、個人ブログやビジネス系の情報サイトで入手できます
- エクセルでの見積書作成には、手入力によるミス、テンプレートの属人化、ファイルの管理・共有の手間、最新の法令への対応、承認プロセスの検討といった課題があります
- ワークフローシステムを導入すると、申請から承認までのフローの自動化、入力ミスや承認漏れの防止、過去の見積データの一元管理、承認後の見積書のPDF自動出力が可能になります
エクセルで見積書を作る2つの方法と手順
エクセルで見積書を作成する方法には、大きく分けて「テンプレートを活用する」か「ゼロから自作する」かの2通りがあります。
方法 | 特徴 |
|---|---|
テンプレートを使って作成する | もっとも手軽。一から作成する手間が省けるだけでなく、入力ミスの防止にもつながる |
ゼロから自作して作成する | 業務内容や社内ルールに合わせて一から設計できる。ただし、ある程度のスキルと手間がかかる |
方法①：テンプレートを使って見積書を作成する
エクセルで見積書を作成する際、もっとも手軽なのがテンプレートの活用です。あらかじめ表や計算式が組み込まれたフォーマットを使えば、一から作成する手間が省けるだけでなく、入力ミスの防止にもつながります。
また、社内でテンプレートを統一しておけば、書式のばらつきがなくなり、上司や他部署との共有もスムーズに行えます。
方法②：ゼロから自作して見積書を作成する
もちろん、エクセルで見積書を自作することも可能です。テンプレートに頼らず、業務内容や社内ルールに合わせて一から設計できるというメリットがあります。
まずは、見積書に必要な項目（会社情報、宛名、見積内容、数量、単価、金額、小計、消費税、合計金額など）を洗い出し、レイアウトを整理しましょう。見やすく整った構成にすることで、社内外での確認もしやすくなります。
関数や数式を活用すれば、「単価×数量」で金額を自動計算させたり、税込金額を自動表示させたりすることもできます。セルの書式設定や枠線、色分けを工夫すれば、視認性も向上します。
ただし、自作にはある程度のスキルと手間がかかります。特段の理由がなければ、テンプレートを活用することをおすすめします。
エクセル見積書のテンプレート活用術
エクセルで見積書を作成する際には、テンプレートを活用することで、業務の効率化やミスの削減が期待できます。
エクセルの見積書テンプレートはどこで手に入る？
エクセルの見積書テンプレートは、さまざまな方法で入手できます。
- Microsoft公式サイト：もっとも手軽なのは、Microsoft公式サイトのテンプレートギャラリーの活用です。「エクセル テンプレート 見積書」といったキーワードで検索すると、ビジネス用途に適したフォーマットが表示され、ダウンロードできます
- テンプレートを提供しているサービス：フリーランスや中小企業向けにテンプレートを提供しているサイトも便利です。例えば、弥生・freee・マネーフォワードなどのサービスでは、業種別や目的別に分類されたテンプレートが用意されており、自社の業務に合った形式を選びやすくなっています
- 個人ブログやビジネス系の情報サイト：テンプレート配布を行っている個人ブログやビジネス系の情報サイトでも、シンプルで実用的なフォーマットを無料で入手できます
エクセルの見積書テンプレート活用時に注意すべきこと
エクセルの見積書テンプレートは便利な反面、運用時にはいくつか注意すべき点があります。
- 計算式や項目の確認：テンプレートの構成や計算式が自社の業務内容に合っていない場合、誤った金額が表示される恐れがあります。導入前に試算を行い、計算ロジックや項目に漏れがないかを必ず確認しておきましょう
- 編集権限の管理・セル保護：複数の担当者が同じテンプレートを使用する場合は、不要な編集やフォーマットの改変を防ぐために、編集権限の管理やセル保護の設定が重要です。特に、計算式の入ったセルを誤って削除すると、見積書の内容が間違ってしまう可能性があります
エクセルで見積書を作る際のよくある5つの課題
エクセルでの見積書作成は、多くの課題を抱えがちです。
課題①：手入力によるミスが発生しやすい
エクセルで見積書を作成する場合、多くの項目を手入力で管理する必要があり、ミスが起きやすい点が大きな課題です。例えば、数量や単価の入力間違い、数式の破損、税込金額の計算漏れなどが発生しがちです。
特に、見積内容の変更が頻繁に発生する運用では、更新漏れや入力ミスが起こりやすくなります。また、担当者が交代した際にフォーマットの扱いに不慣れだと、エラーのリスクはさらに高まります。
手入力によるヒューマンエラーを防ぐには、関数の自動化や入力セルの制限、マクロの活用といった対策が効果的ですが、入力ミスを完全に排除することは難しいといえます。
課題②：見積書のテンプレートの統一がされず属人化する
エクセルで見積書を作成する際、担当者ごとに異なるテンプレートを使っているケースは珍しくありません。例えば、フォーマットや項目の順序、計算式の有無がバラバラだと、社内での確認や修正に手間がかかり、ミスの原因にもなります。
属人化が進むと、担当者が不在のときに他のメンバーが対応できない、引き継ぎがスムーズに行えないといった問題が生じやすくなります。また、見積書の記載内容に一貫性がなくなることで、顧客に不信感を与えてしまうリスクもあるでしょう。
属人化を防ぐには、テンプレートを社内で一元管理し、全員が同じフォーマットを使用するルールを整えましょう。
課題③：見積書ファイルの管理・共有に手間がかかる
エクセルで見積書を作成していると、ファイルの管理や共有が煩雑になりやすい傾向があります。ローカル環境に保存されていたり、メールでやり取りされたりすると、「最新版がどれかわからない」「誤って上書きしてしまう」「必要なファイルが見つからない」といったトラブルが発生しやすくなります。
過去のデータを再利用したい場面もよくあります。しかし、フォルダ構成やファイル名のルールが統一されていないと、目的の見積書を探し出すのに手間がかかります。共有フォルダやクラウドストレージを使っていても、管理ルールが徹底されていなければフォルダ構成が乱れ、同じことが起きます。
複数人で業務を分担している場合は、同じファイルを同時に編集できない点も課題です。
ファイルの管理・共有の課題を解決するには、ファイル管理ルールの明確化やツールの活用が有効です。
課題④：見積書の内容は最新の法令への対応が必要
前提として、見積書は一部の業界を除き、法的に作成が義務付けられているわけではありません。しかしながら、日本においては見積書の発行が商習慣として確立しており、見積書の内容についても法令に合わせた対応をすべきでしょう。
例えば近年では、インボイス制度の開始と共に、見積書にもインボイス番号を記載したり、税率別の税額を記載したりすることも増えています。
このように、時代の移り変わりとともに見積書の内容もメンテナンスが必要となる点は、エクセルでの見積書作成のデメリットといえるでしょう。
課題⑤：見積書の承認プロセスを検討する必要がある
エクセルで作成した見積書は、一般的に社内の規程やルールに従って上司などの承認を受け、取引先に送付することとなります。
承認プロセスをメールや紙で行うと、どうしても時間がかかり、作業漏れや承認の遅れも生じやすくなります。
見積書をエクセルで作成する場合には、その後の承認プロセスまでを含めてどのように実施するかの検討が必要です。
見積書作成業務をワークフローで効率化するメリット
エクセルでの見積書作成業務の非効率を解消する手段として有効なのが、ワークフローシステムの導入です。
なお、「ワークフローシステムについてもっと詳しく知りたい」という方は、こちらの記事もおすすめです。ぜひ併せてご覧ください。
メリット1. 見積書の申請から承認までのフローを自動化できる
ワークフローシステムを導入すれば、エクセルで見積書を作成したあと、上司や管理部門に提出して承認を得るまでの流れを一元化し、自動化できます。システム上で承認ルートを設定すれば関係者に自動で通知が届くため、手動で確認や催促を行う必要がなくなります。
また、承認状況はリアルタイムで確認できるため、進捗の見える化や承認漏れの防止にも効果的です。
メリット2. 見積書の入力ミスや承認漏れを防止できる
エクセルで見積書を作成していると、数値や日付の手入力ミス、承認フローの見落としといったヒューマンエラーが起こりやすいのが課題です。特に、紙やメールでやり取りしている場合は、承認漏れや確認不足が発生しやすくなります。
入力ミスや承認漏れを減らすには、ワークフローシステム上で見積書を作成できるようにすることも一案です。ワークフローシステムによっては、帳票作成機能を備えているケースもあります。必須項目が未入力のままでは次の工程に進めない設定や、承認者に自動で通知が届く仕組みによって、入力漏れや承認の滞留を防げます。
また、見積金額の自動計算や入力内容のチェック機能も備わっているため、正確な書類作成を支援してくれます。
メリット3. 過去の見積データを一元管理できる
ワークフローシステムを導入すると、過去の見積書データを一元的に管理できるようになります。これまで社内のあちこちに分散していたファイルや、保存場所が不明なまま属人化していた情報も整理され、業務の効率化につながります。
例えば、取引先や案件ごとに見積書を検索できる仕組みを整えれば、必要なデータをすぐに呼び出せるようになります。過去に提示した金額や項目内容の確認・再利用もスムーズに行えるため、作業時間の削減やミスの防止に直結します。
また、見積書の作成日や更新履歴が自動で記録されるため、管理や監査にも役立ちます。
メリット4. 承認後に見積書を自動でPDF出力できる
ワークフローシステムを導入すれば、見積書の承認が完了したタイミングで、自動的にPDF形式で出力する仕組みを構築できます。手作業での保存や印刷用データへの変換といった工程が不要になるため、業務の効率化につながります。
特にエクセルで運用している場合、承認後に別ファイルとしてPDFを作成して再保存・送付する必要があり、ミスや作業の遅れが発生しやすくなります。PDFの自動出力により、こうしたヒューマンエラーのリスクを軽減でき、顧客への提出スピードも向上します。
また、PDF出力と同時にクラウドへ自動保存する機能を活用すれば、ファイルの紛失や管理工数の削減にも効果的です。
ワークフローシステムで見積書の作成を効率化する
エクセルでの見積書作成は最も手軽な手段ですが、手作業によるミスやファイル管理の煩雑さ、非効率な承認プロセスフローといった課題を抱えやすいのが現実です。こうした非効率を解消するには、見積書作成業務全体を見直す必要があります。
ワークフローシステムを導入すれば、見積書の申請・承認からPDF出力、データ保存までを一貫して自動化でき、業務の正確性・スピード・再現性が向上します。加えて、過去データの検索や再利用もスムーズになり、担当者間の引き継ぎや社内共有も効率化されます。
エクセルの運用に限界を感じている方は、今こそワークフローシステムの導入を前向きに検討して、業務の質と生産性を高めてはいかがでしょうか。
当社では、SaaS型のワークフローシステム「kickflow」を提供しています。kickflowはシンプルな操作で利用でき、かつ多機能であるという特徴があります。kickflowではExcelで作成したレイアウトに合わせて、帳票を出力することも可能です。これにより、柔軟な見積書フォーマットの作成が可能となり、入力内容のチェックや承認プロセスと併せて見積ワークフロー全体を効率化できます。
導入前トライアル支援など、手厚いサポートもご提供しております。また、無料でデモの実施も可能です。ワークフローシステムの構築を検討されている方は、ぜひ一度当社までお問い合わせください。
よくある質問
テンプレートを使えば、見積金額の計算ミスの心配はなくなりますか
いいえ、テンプレートの計算式や項目が自社の業務に合っていないと、誤った金額が出ることがあります。使い始める前に試算して計算の仕組みと項目を確かめ、複数人で使うなら数式のあるセルを保護しておくと安心です。それでも手入力が残る限り、入力ミスを完全になくすのは難しい点は変わりません。
見積書の承認をメールで回していても、問題はありませんか
メールでの承認は時間がかかりやすく、承認漏れや作業の抜けも起きやすい点に注意が必要です。見積書をエクセルで管理しているなら、作成後の承認の回し方まで決めておく必要があります。承認をワークフローシステムに移せば、設定した経路に沿って関係者へ通知が自動で送られ、いまどこまで進んだかも画面で追えます。
担当者ごとに見積書の形式がばらばらな場合は、まず何から手を付ければよいですか
社内で使うテンプレートを一つに決め、全員がそれを使う決まりを整えるところから始めます。形式がそろえば社内の確認や引き継ぎがしやすくなり、顧客に届く見積書の書きぶりもぶれにくくなります。あわせてフォルダの構成やファイル名の付け方も統一しておくと、過去の見積書を探す手間も減ります。