稟議システムとは？導入するメリットや選び方を解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

企業の意思決定において重要な役割を果たす「稟議」。従来は紙やExcelを用いた運用が一般的でしたが、承認の遅延や管理の煩雑さが課題となっていました。そこで近年、注目されているのが「稟議システム」です。稟議プロセスをデジタル化することで、決裁スピードの向上、ペーパーレス化、テレワーク対応の強化が期待できます。

本記事では、稟議システムの基本から主な機能、導入のメリット・デメリット、選び方のポイントまで解説します。企業の業務効率を向上させるために、最適なシステムを見つけましょう。

この記事の要点

• 稟議システムとは、企業や組織内の決裁・承認プロセスをデジタル化し、効率的に管理するためのツールです
• 稟議システムの主な機能は、入力フォームの作成機能、申請・承認プロセスの自動化、承認ルートの柔軟な設定、過去の稟議書の検索・管理機能です
• 稟議システムを導入するメリットは、決裁スピードの向上、ペーパーレス化によるコスト削減、テレワーク環境の整備、承認状況の可視化による業務効率化、稟議書の管理の容易化です
• 稟議システムを導入するデメリットは、導入コストがかかる、社内の業務フローに適応させるのが難しい、システム障害や運用トラブルのリスクがある、といった点です
• ワークフロー機能を有するシステムは、グループウェア一体型、関連システム一体型、ワークフロー特化型の3つに分類できます
• 稟議システム導入時のポイントは、費用対効果、UI/UXの使いやすさ、既存システムとの連携、セキュリティ対策です

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稟議システムとは

稟議システムとは、企業や組織内の決裁・承認プロセスをデジタル化し、効率的に管理するためのツールです。従来は紙やExcelを用いた運用が一般的でしたが、決裁の遅れや管理の煩雑さが課題となっていました。稟議システムを導入することで、決裁スピードの向上や業務の効率化が期待できます。

紙やExcelを活用した稟議のメリット・デメリットとは？

紙やExcelを使った稟議は、手軽に始められるというメリットがあるものの、以下のようなデメリットもあります。

メリット

• 導入コストがかからない
• シンプルな仕組みで運用可能

デメリット

• 決裁スピードが遅くなりやすい
• 書類の紛失や管理ミスのリスクがある
• 過去の稟議書を検索するのが困難
• 改竄等の恐れがあり内部統制上懸念がある

これらの課題を解決するために、稟議システムの導入が注目されています。

稟議システムの主な4つの機能

稟議システムには、稟議の作成から承認、管理までをスムーズに進めるための多彩な機能が備わっています。従来の紙やExcelによる稟議運用の課題を解消し、業務の効率を向上させることが可能です。

機能1. 入力フォームの作成機能

稟議書のフォーマットをテンプレート化し、簡単に入力できる機能です。申請者は必要な情報をスムーズに入力でき、必須項目を設定することで記入漏れを防げます。業務ごとに適したフォーマットをテンプレートとして保存・管理できるため、入力の手間を削減しつつ、統一された書式を維持できます。例えば、文字数制限の設定、必須項目・任意項目の指定、入力項目Aが「はい」だった場合に入力項目Bを表示する、といった設定ができます。

機能2. 申請・承認プロセスの自動化

稟議の申請から承認までのフローを自動化する機能です。申請者はシステム上で簡単に手続きを行え、承認者には自動通知が送られるため、承認プロセスの停滞を抑え、決裁のスピードが向上します。稟議システムの中には、リマインド機能が付いていたり、メールのみならずSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツール上で通知・承認ができたりする製品もあり、外出先からの承認業務をサポートします。

機能3. 承認ルートの柔軟な設定

役職や部署ごとに適した承認ルートをカスタマイズでき、組織体系に合わせた柔軟な運用が可能になります。金額が一定額を超えた際に役員承認を追加するなど、特定の条件に応じたルート変更も設定可能です。紙運用の場合は、申請者が逐次承認ルートを確認する手間が生じます。申請者が承認ルートを間違えて本来とは異なるルートで進めば、差し戻しによる遅延や内部統制上の懸念も考えられます。これらの手間や懸念は、システム化によって自動化・効率化されます。承認ルートを可視化することで進捗状況を把握しやすくなり、承認プロセスの遅延を防げます。

機能4. 過去の稟議書の検索・管理機能

過去の稟議データをシステム内で管理し、必要な時に素早く検索できる機能です。以前の稟議書を簡単に参照できるため、類似案件の申請に活用しやすく、同じ内容を繰り返し作成する手間を省けます。承認履歴を保存することで、監査対応やコンプライアンスの強化にもつながります。データはサーバー上に保存されるため、紙の稟議書のように紛失するリスクも軽減できます。

稟議システムを導入する5つのメリット

稟議システムを導入すると、企業の意思決定プロセスが効率化され、業務のスピードや正確性が向上します。紙やExcelを用いた稟議の課題を解消し、業務フローの最適化も期待できます。

メリット1. 決裁スピードの向上

紙ベースの稟議では、申請書を印刷して複数の承認者に回覧する必要があり、手作業が多いため時間がかかっていました。稟議システムを導入すれば、申請と承認をオンラインで完結でき、承認者への自動通知により対応の遅れを防げます。モバイル端末からの承認やチャットツールとの連携ができるシステムなら、外出先でも迅速に決裁でき、意思決定のスピードが向上します。

メリット2. ペーパーレス化によるコスト削減

紙ベースの稟議運用では、印刷や紙の保管、郵送などに多くのコストがかかります。特に大企業では年間を通じて膨大な数の稟議書が作成されるため、印刷費用に加え、ファイリングや保管スペースの確保、書類管理担当者の設置にもコストが発生します。稟議システムを導入すれば、これらのコストを削減できるだけでなく、環境負荷の軽減にもつながります。サーバー上でデータを管理するため、紛失リスクを解消し、書類管理にかかる労力も最小限に抑えられます。

メリット3. テレワーク環境の整備

近年、リモートワークの普及により、社内での対面承認が難しくなっています。稟議システムを導入すれば、どこからでも申請・承認が可能となり、テレワーク環境でも円滑に業務を進められます。特にクラウド型の稟議システムなら、インターネット環境さえあれば場所を問わずアクセスでき、オフィス勤務と変わらないスピードで承認プロセスを進められます。

メリット4. 承認状況の可視化による業務効率化

紙やExcelによる稟議運用では、承認の進捗を把握しにくく、滞留が発生した際に迅速な対応が難しくなります。稟議システムを導入すれば、承認プロセスの進行状況をリアルタイムで可視化でき、どこで止まっているのかを一目で把握できます。滞留が発生した場合も、自動リマインド機能によってスムーズな決裁が促されます。

メリット5. 稟議書の管理の容易化

従来の紙ベースの運用では、必要な稟議書を探すのに時間がかかり、紛失のリスクもありました。稟議システムには過去の稟議書を検索・管理する機能が備わっており、キーワード検索などで過去の稟議書を素早く見つけられます。承認履歴も簡単に確認できるため、監査対応やコンプライアンスの強化にも役立ちます。

稟議システムを導入する3つのデメリット

稟議システムの導入には多くのメリットがありますが、デメリットもあります。導入コストや社内の業務フローへの適応など、事前に考慮すべきポイントを理解した上で準備を進めることで、スムーズな導入と運用が可能になります。

デメリット1. 導入コストがかかる

オンプレミス型の稟議システムを導入する際には、初期費用が発生します。自社の業務フローに合わせたカスタマイズが必要な場合、導入コストはさらに高額になる可能性があります。クラウド型では月額費用が、オンプレミス型ではサーバーの設置や保守に伴うコストがかかるため、長期的な費用負担も考慮しなければなりません。導入前に費用対効果を検討し、自社の規模や予算に適したシステムを選ぶことが重要です。ただし、紙運用からの置き換えであれば、前述の通りペーパーレス化によるコスト削減の要素も大きく、総合的なコストはシステム導入後の方が安くなるケースも多いです。

デメリット2. 社内の業務フローに適応させるのが難しい

稟議システムは、企業ごとに異なる承認フローに対応する必要があります。既存の業務フローが複雑であったり、紙ベースの文化が根強く残っていたりする場合、スムーズに導入するのが難しくなることがあります。社員が新しいシステムに慣れるまで時間がかかるケースも少なくありません。導入前に現場の意見を取り入れながら、適切なシステムの選定やカスタマイズを行うことが重要です。システム導入をきっかけとして、従来からの職務権限規程や承認ルートを徹底的に見直すことも合理的かもしれません。

デメリット3. システム障害や運用トラブルのリスク

稟議システムを運用する際は、システム障害や運用トラブルのリスクも考慮する必要があります。例えば、クラウド型の場合、サービス提供会社のサーバー障害によって稟議の申請や承認が一時的にできなくなる可能性があります。一方、オンプレミス型では、社内のサーバー管理が適切でないと、データの消失やアクセス不能といった問題が発生することもあります。こうしたリスクを回避するために、導入前に運用サポート体制やシステムのバックアップ機能を確認しておくことが重要です。

稟議システム（ワークフロー機能を有するシステム）の3つのカテゴリー比較

稟議をシステム化するには、申請・承認といったワークフローに関連する機能が必要です。ここでは、ワークフロー機能を有するシステムをグループウェア一体型、関連システム一体型、ワークフロー特化型の3つに分類し、それぞれの特徴を紹介します。

グループウェア一体型

スケジュール機能や掲示板機能、文書管理機能等が備わったグループウェア製品にも、ワークフロー機能を有するものが多く見られます。グループウェアに設定されている組織図をそのまま活用したい場合や、グループウェアの文書管理機能とシームレスに連携したい場合は効果的です。一方、ワークフロー特化型システムと比較すると機能面が不足しがちです。

関連システム一体型

勤怠管理システムや経費精算システム、会計システムにも、ワークフロー機能が付随しているケースがあります。基本的には有給申請や経費処理に伴う簡易的かつ特化したワークフロー機能ですが、オプション契約等で安く汎用的なワークフロー機能を追加できる製品もあります。ただし、グループウェア同様、汎用ワークフローと比較すると機能面が弱いケースもあります。

ワークフロー特化型

ワークフロー特化型は、購買稟議や新規取引先申請、総務の身上申請、ID発行停止申請等、様々な用途に適しています。ワークフロー全般に特化していることから、複雑な条件分岐や柔軟な閲覧権限・管理者権限など、より高度な機能を有しています。機能性や拡張性、システム間連携等の高度なことがしたい中堅・大企業に適しています。

稟議システム導入時の4つのポイント

稟議システムを導入する際は、機能の比較だけでなく、自社の業務フローや運用環境に適したシステムを選ぶことが重要です。

ポイント1. 稟議システムの費用対効果

稟議システムの導入コストは、クラウド型とオンプレミス型で異なります。クラウド型は初期費用が低く、月額料金で運用できるため、中小企業でも導入しやすいのが特徴です。一方、オンプレミス型は自社サーバーを利用するため初期投資は高くなりますが、長期的なコストの観点では向いています。ただし、ソフトウェアやサーバーの更新作業に伴う外部委託費や維持費を考えると、必ずしも優位とは限らない点に注意が必要です。システム導入による業務効率化やコスト削減のメリットを踏まえ、自社に適したプランを選びましょう。

ポイント2. 稟議システムのUI/UXの使いやすさ

稟議システムを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。そのため、直感的に操作できるUI（ユーザーインターフェース）や、業務に応じたカスタマイズが可能なUX（ユーザーエクスペリエンス）が重要です。例えば、フォーム作成がノーコードで簡単にできるシステムであれば、紙やExcelを用いた稟議フローからの移行もスムーズに進められます。

ポイント3. 稟議システムと既存システムとの連携

企業の業務効率を向上させるには、既存システムとの連携がスムーズに行えるかどうかが重要です。例えば、ERP（基幹業務システム）やSaaSなどとデータ連携が可能なシステムを導入すれば、業務の一元管理がしやすくなります。特にクラウド型システムでは、API・Webhook連携の可否・仕様を事前に確認しておきましょう。

ポイント4. 稟議システムのセキュリティ対策

稟議には企業の重要な意思決定が含まれるため、情報漏えいを防ぐセキュリティ対策が不可欠です。アクセス制御やデータ暗号化、ログ管理機能の有無を確認し、社内のセキュリティポリシーに適したシステムを選びましょう。クラウド型を導入する場合は、サービス提供会社のセキュリティ対策レベルも事前にチェックしておきましょう。

最新の稟議システム活用事例

稟議システムの導入は多くの企業で進んでおり、業務効率化やコスト削減、意思決定の迅速化に寄与しています。

稟議システムの大企業の導入事例

大手メーカーや金融機関では、複数の承認フローを一元管理できる高度な稟議システムが導入されています。例えば、ある製造業では、国内外の拠点をまたぐ複雑な決裁フローを最適化するために、稟議システムを活用しました。その結果、承認プロセスの遅延が削減され、意思決定のスピードが向上したと報告されています。また、クラウド型の稟議システムを導入したことで、テレワーク環境でも円滑な承認業務が可能となり、全社的な生産性向上につながったケースもあります。

ワークフローシステム導入事例（参考）
年間数万件のグループウェアによる申請書類を削減した、ルートイングループのワークフロー改革
https://kickflow.com/casestudy/route-inn

SHIFTの「攻めのIT部門」は機動性とメンテナンスのしやすさでkickflowを採用
https://kickflow.com/casestudy/shift

DXに取り組むコープさっぽろがワークフローをkickflowにした理由https://kickflow.com/casestudy/sapporo-coop

稟議システムの中堅企業の成功事例

中小企業では、比較的シンプルな稟議フローを採用しているケースが多く、低コストで導入できるクラウド型の稟議システムが活用されています。例えば、あるITベンチャー企業では、紙やExcelで行っていた稟議プロセスをデジタル化し、リモートワーク環境でも円滑に承認作業を進められる体制を整えました。その結果、稟議書の紛失や承認の停滞といった課題が解消され、業務効率が向上しています。スマートフォン対応のシステムを導入し、外出先からも承認が可能になって決裁スピードが向上した事例もあります。

ワークフローシステム導入事例（参考）
小売No1のデジタル企業を目指すスーパーマーケットチェーンの挑戦ーーkickflowの導入で「紙」の稟議を脱却｜株式会社ベルク様
https://kickflow.com/casestudy/belc

「紙」文化を脱却し、1,700人規模の企業成長を支える基盤作りへ｜テクバン株式会社 様
https://kickflow.com/casestudy/techvan

AIやクラウドを活用した最新の稟議システムのトレンド

近年、AIを活用した稟議システムが登場し、申請内容の自動生成機能や承認ルートの作成補助機能が注目を集めています。例えば、AIが社内会議で使用したドキュメントから施策概要をまとめることで、稟議書作成が楽になる効果等が期待されます。また、クラウド型のシステムでは外部ツールとの連携が容易になり、ERPやSaaSなどの業務システムとの統合が進んでいます。その結果、企業全体のデジタル化が加速し、より効率的なワークフローを構築できるようになりました。

稟議システムを導入して決裁プロセスを効率化しよう

稟議システムは、企業の意思決定プロセスを効率化し、承認スピードの向上や業務負担の軽減に貢献する重要なツールです。

従来の紙やExcelを用いた運用では、決裁の遅延や管理の煩雑さが課題となっていました。稟議システムを導入することで、ペーパーレス化やテレワーク対応が進み、業務の効率化が期待できます。

一方で、導入には初期コストや業務フローの適応といった課題もあるため、費用対効果を検討し、自社の業務プロセスに適したシステムを選ぶことが重要です。既存の業務システムとの連携やセキュリティ対策を事前に検討しておけば、スムーズに導入できます。

近年では、AIやクラウド技術を活用した高度な稟議システムが登場し、さらなる業務最適化が期待されています。企業規模や業務内容に応じた最適なシステムを導入し、効率的な意思決定の仕組みを構築することで、競争力の強化につなげましょう。

kickflow（キックフロー）は、中堅・大企業向けに開発された、「シンプルなのに、多機能。」な、クラウド型のワークフローシステムです。

従来のワークフロー製品は、学習コストが高くて使いにくいオンプレミス型、もしくは、機能が物足りないクラウド型、の2択でしたが、kickflowは、直感的に使えるモダンなUI・UX、ノーコードでも複雑な組織図や承認経路に対応、豊富なAPI・Webhookによる業務自動化といった、良いとこどりの特徴があります。チャットツール（Slack、Microsoft Teams、LINE WORKS、Google Chat、Chatwork等）と連携が可能で、承認がよりスピーディーに。

また、AIやオートメーションといった次世代の機能も取り入れており、ワークフロー担当者の運用・メンテナンスの課題を劇的に解決します。稟議システムを検討の際にはぜひ候補の1つとしてご参考ください。

よくある質問

既にグループウェアを使っているなら、そのワークフロー機能で稟議をまかなえますか

求める機能によって分かれます。グループウェアの組織図や文書管理をそのまま生かしたいなら向いていますが、込み入った条件分岐や細かな閲覧権限・管理者権限が要るなら、特化型と比べてから決めるほうが安全です。

勤怠管理や経費精算のシステムに付いているワークフロー機能で、購買稟議まで回せますか

製品によって分かれます。この種の機能は有給の申請や経費の処理に絞った簡易なものが基本ですが、オプション契約などで汎用的な機能を安く追加できる製品もあります。ただし追加できても汎用のワークフロー製品より機能が弱い場合があるので、購買稟議の流れを組めるかを確かめてから決めます。

紙で回していた承認ルートを、そのままシステムに移せばよいですか

そのまま移すより、導入を機に職務権限規程と承認ルートを見直すことも検討に値します。今の流れが込み入っていたり紙の文化が根強かったりすると、システムをすんなり入れにくくなることがあります。現場の声を聞きながら、製品の選定や設定と合わせて経路を整理します。