稟議システムとは？導入するメリットや選び方を解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

企業の意思決定において重要な役割を果たす「稟議」。従来は紙やExcelを用いた運用が一般的でしたが、承認の遅延や管理の煩雑さが課題となっていました。そこで近年、注目されているのが「稟議システム」です。稟議プロセスをデジタル化することで、決裁スピードの向上、ペーパーレス化、テレワーク対応の強化が期待できます。

そこで本記事では、稟議システムの基本から主な機能、導入のメリット・デメリット、選び方のポイントまで詳しく解説します。企業の業務効率を向上させるために、最適なシステムを見つけましょう。

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稟議システムとは

稟議システムとは、企業や組織内の決裁・承認プロセスをデジタル化し、効率的に管理するためのツールです。従来は紙やExcelを用いた運用が一般的でしたが、これらの方法では決裁の遅れや管理の煩雑さが課題となっていました。そこで、稟議システムを導入することで、決裁スピードの向上や業務の効率化が期待できます。本記事では、稟議システムの特徴、導入のメリット、選び方について詳しく解説します。

紙やExcelを活用した稟議のメリット・デメリットとは？

紙やExcelを使った稟議は、手軽に始められるというメリットがあるものの、以下のようなデメリットもあります。

メリット

• 導入コストがかからない

• シンプルな仕組みで運用可能

デメリット

• 決裁スピードが遅くなりやすい

• 書類の紛失や管理ミスのリスクがある

• 過去の稟議書を検索するのが困難

• 改竄等の恐れがあり内部統制上懸念がある

このような課題を解決するために、稟議システムの導入が注目されています。

稟議システムの主な機能

稟議システムには、稟議の作成から承認、管理までをスムーズに進めるための多彩な機能が備わっています。これにより、従来の紙やExcelによる稟議運用における課題を解消し、業務の効率を大幅に向上させることが可能です。ここでは、主要な機能について詳しく解説します。

入力フォームの作成機能

稟議書のフォーマットをテンプレート化し、簡単に入力できる機能です。申請者は必要な情報をスムーズに入力でき、必須項目を設定することで記入漏れを防げます。また、業務ごとに適したフォーマットをテンプレートとして保存・管理できるため、入力の手間を削減しつつ、統一された書式を維持できます。例えば、文字数制限を設定したり、必須項目・任意項目の指定をしたり、入力項目Aが「はい」だった場合に入力項目Bを表示させたり、のイメージです。

申請・承認プロセスの自動化

稟議の申請から承認までのフローを自動化する機能です。申請者はシステム上で簡単に手続きを行え、承認者には自動通知が送られるため、決裁のスピードが向上します。稟議システムの中には、リマインド機能が付いていたり、メールのみならずSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツール上での通知・承認ができる製品もあり、外出先からの承認業務をサポートします。これにより、承認プロセスの停滞を最小限に抑え、迅速な意思決定が可能になります。

承認ルートの柔軟な設定

役職や部署ごとに適した承認ルートをカスタマイズでき、組織体系に合わせた柔軟な運用が可能になります。また、金額が一定金額を超えた際に役員承認を追加するなど、特定の条件に応じたルート変更も設定可能です。紙運用の場合は、申請者が逐次承認ルートを確認する手間が生じたり、（申請者が間違えた承認ルートを設定してしまい本来とは異なる承認ルートで進むことによる）差し戻しによる遅延や内部統制上の懸念も考えられたりしますが、これらはシステム化により自動化・効率化されます。さらに、承認ルートを可視化することで進捗状況を把握しやすくなり、承認プロセスの遅延を防げます。

過去の稟議書の検索・管理機能

過去の稟議データをシステム内で管理し、必要な時に素早く検索できる機能です。以前の稟議書を簡単に参照できるため、類似案件の申請に活用しやすく、同じ内容を繰り返し作成する手間を省けます。また、承認履歴を保存することで、監査対応やコンプライアンスの強化にもつながります。さらに、データをサーバー上に保存することで、紙ベースの稟議書のように紛失するリスクを軽減し、安全に管理できます。

稟議システムを導入するメリット

稟議システムを導入すると、企業の意思決定プロセスが効率化され、業務のスピードや正確性が向上します。従来の紙やExcelを用いた稟議における課題を解消し、業務フローの最適化も期待できます。ここでは、主なメリットについて詳しく解説します。

決裁スピードの向上

稟議システムの大きなメリットの一つは、決裁スピードの向上です。紙ベースの稟議では、申請書を印刷し、複数の承認者に回覧する必要があり、手作業が多いため時間がかかっていました。しかし、稟議システムを導入すれば、申請と承認をオンラインで完結でき、承認者への自動通知機能により対応の遅れを防げます。さらに、モバイル端末から承認できる・チャットツールとの連携ができるシステムを活用すれば、外出先でも迅速な決裁が可能となり、意思決定のスピードが飛躍的に向上します。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙ベースの稟議運用では、印刷や紙の保管、郵送などに多くのコストがかかります。特に、大企業では年間を通じて膨大な数の稟議書が作成されるため、印刷費用に加え、ファイリングや保管スペースの確保、書類管理担当者の設置にもコストが発生します。稟議システムを導入することで、これらのコストを削減できるだけでなく、環境負荷の軽減にもつながります。また、サーバー上でデータを管理することで、紛失リスクを解消し、書類管理にかかる労力を最小限に抑えられます。

テレワーク環境の整備

近年、リモートワークの普及により、社内での対面承認が難しくなっています。稟議システムを導入すれば、どこからでも申請・承認が可能となり、テレワーク環境でも円滑に業務を進められます。特に、クラウドベースの稟議システムを活用すれば、インターネット環境さえあれば、場所を問わずアクセスでき、オフィス勤務と変わらないスピードで承認プロセスを進めることが可能です。

承認状況の可視化による業務効率化

紙やExcelによる稟議運用では、承認の進捗を把握しにくく、滞留が発生した際に迅速な対応が難しくなります。しかし、稟議システムを導入すれば、承認プロセスの進行状況をリアルタイムで可視化でき、どこで止まっているのかを一目で把握可能です。また、滞留が発生した場合でも、自動リマインド機能を活用することで、スムーズな決裁が促されます。これにより、業務の停滞を防ぎ、全体の業務効率を向上させることができます。

稟議書の管理の容易化

稟議システムには、過去の稟議書を検索・管理する機能が備わっています。従来の紙ベースの運用では、必要な稟議書を探すのに時間がかかり、紛失のリスクもありました。しかし、デジタル化をすれば、キーワード検索などを活用して過去の稟議書を素早く見つけられ、業務効率が大幅に向上します。また、承認履歴を簡単に確認できるため、監査対応やコンプライアンスの強化にも役立ちます。

稟議システムを導入するデメリット

稟議システムの導入には多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットも存在します。特に、導入コストや社内の業務フローへの適応など、事前に考慮すべきポイントを把握しておくことが重要です。これらを理解した上で準備を進めることで、スムーズな導入と運用が可能になります。ここでは、稟議システムを導入する際に注意すべきデメリットについて詳しく解説します。

導入コストがかかる

オンプレミス型の稟議システムを導入する際には、初期費用が発生します。特に、自社の業務フローに合わせたカスタマイズが必要な場合、導入コストがさらに高額になる可能性があります。また、クラウド型システムでは月額費用がかかり、オンプレミス型ではサーバーの設置や保守に伴うコストが発生するため、長期的な費用負担も考慮しなければなりません。そのため、導入前に費用対効果を十分に検討し、自社の規模や予算に適したシステムを選ぶことが重要です。ただし、紙運用からの置き換えの場合は、前述の通り、ペーパーレス化によるコスト削減の要素も非常に大きく、総合的なコストとしてはシステム導入後の方が安くなるケースも多いです。

社内の業務フローに適応させるのが難しい

稟議システムは、企業ごとに異なる承認フローに対応する必要があります。しかし、既存の業務フローが複雑であったり、紙ベースの文化が根強く残っている場合、スムーズに導入するのが難しくなることがあります。特に、従来の稟議プロセスをデジタル化する際、社員が新しいシステムに慣れるまで時間がかかるケースも少なくありません。そのため、導入前に現場の意見を取り入れながら、適切なシステムの選定やカスタマイズを行うことが重要です。場合によっては、システム導入をきっかけとして、従来からの職務権限規程や承認ルートを徹底的に見直すことも合理的かもしれません。

システム障害や運用トラブルのリスク

稟議システムを運用する際は、システム障害や運用トラブルのリスクも考慮する必要があります。例えば、クラウド型の場合、サービス提供会社のサーバー障害によって稟議の申請や承認が一時的にできなくなる可能性があります。一方、オンプレミス型では、社内のサーバー管理が適切でないと、データの消失やアクセス不能といった問題が発生することもあります。これらのリスクを回避するために、導入前に運用サポート体制やシステムのバックアップ機能を十分に確認しておくことが重要です。

稟議システムのカテゴリー比較

稟議をシステム化するには申請・承認といったいわゆるワークフローに関連する機能が必要となりますが、今回はワークフロー機能を有するシステムを3つに分類して、それぞれの特徴を紹介します。

グループウェア一体型

スケジュール機能や掲示板機能、文書管理機能等が備わったグループウェア製品においても、ワークフロー機能を有しているケースが多く見られます。グループウェアに設定されている組織図をそのまま活用できたり、グループウェアの文書管理機能とのシームレスな連携を実現したい場合は効果的である一方、ワークフロー特化型システムと比較すると機能面が不足しがちな傾向にあります。

関連システム一体型

勤怠管理システムや経費精算システム、会計システムにもワークフロー機能は付随しているケースがあります。基本的には有給申請や経費処理に伴う形での簡易的かつ特化したワークフロー機能がありつつ、システムの中には、オプション契約等で安く汎用的なワークフロー機能を追加できるケースもあります。ただし、グループウェア同様に汎用ワークフローと比較すると機能面が弱いケースもあります。

ワークフロー特化型

購買稟議や新規取引先申請、総務の身上申請、ID発行停止申請等、様々な用途に適しています。また、ワークフロー全般に特化していることから、複雑な条件分岐が実現できたり、閲覧権限・管理者権限等が柔軟であったり、より高度な機能を有しています。機能性や拡張性、システム間連携等の高度なことがしたい中堅・大企業に適切です。

稟議システム導入時のポイント

稟議システムを導入する際は、機能の比較だけでなく、自社の業務フローや運用環境に適したシステムを選ぶことが重要です。ここでは、導入時に考慮すべきポイントを解説します。

費用対効果

稟議システムの導入コストは、クラウド型とオンプレミス型で異なります。クラウド型は初期費用が低く、月額料金で運用できるため、中小企業でも導入しやすいのが特徴です。一方、オンプレミス型は自社サーバーを利用するため、初期投資は高くなりますが、長期的なコスト観点においてはマッチしています。ただし、ソフトウェアやサーバーの更新作業に伴う外部委託費や維持費を考えた場合、必ずしも優位とは限らないことには注意が必要です。システム導入による業務効率化やコスト削減のメリットを踏まえ、自社に適したプランを選びましょう。

UI/UXの使いやすさ

稟議システムを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。そのため、直感的に操作できるUI（ユーザーインターフェース）や、業務に応じたカスタマイズが可能なUX（ユーザーエクスペリエンス）が重要です。例えば、フォーム作成がノーコードで簡単にできるシステムであれば、紙やExcelを用いた稟議フローからの移行もスムーズに進められます。

既存システムとの連携

企業の業務効率を向上させるには、既存システムとの連携がスムーズに行えるかどうかが重要です。例えば、ERP（基幹業務システム）やSaaSなどとデータ連携が可能なシステムを導入すれば、業務の一元管理がしやすくなります。特にクラウド型システムでは、API・Webhook連携の可否・仕様を事前に確認しておくことが重要です。

セキュリティ対策

稟議には企業の重要な意思決定が含まれるため、情報漏えいを防ぐセキュリティ対策が不可欠です。アクセス制御やデータ暗号化、ログ管理機能の有無を確認し、社内のセキュリティポリシーに適したシステムを選びましょう。また、クラウド型を導入する場合は、サービス提供会社のセキュリティ対策レベルも事前にチェックすることが重要です。

最新の稟議システム活用事例

稟議システムの導入は多くの企業で進んでおり、業務効率化やコスト削減、意思決定の迅速化に寄与しています。ここでは、大企業・中小企業の成功事例に加え、AIやクラウド技術を活用した最新の活用トレンドを紹介します。

大企業の導入事例

大手メーカーや金融機関では、複数の承認フローを一元管理できる高度な稟議システムが導入されています。例えば、ある製造業では、国内外の拠点をまたぐ複雑な決裁フローを最適化するために、稟議システムを活用しました。その結果、承認プロセスの遅延が大幅に削減され、意思決定のスピードが向上したと報告されています。また、クラウド型の稟議システムを導入したことで、テレワーク環境でも円滑な承認業務が可能となり、全社的な生産性向上につながったケースもあります。

ワークフローシステム導入事例（参考）
年間数万件のグループウェアによる申請書類を削減した、ルートイングループのワークフロー改革
https://kickflow.com/casestudy/route-inn

SHIFTの「攻めのIT部門」は機動性とメンテナンスのしやすさでkickflowを採用
https://kickflow.com/casestudy/shift

DXに取り組むコープさっぽろがワークフローをkickflowにした理由https://kickflow.com/casestudy/sapporo-coop

中堅企業の成功事例

中小企業では、比較的シンプルな稟議フローを採用しているケースが多く、低コストで導入できるクラウド型の稟議システムが活用されています。例えば、あるITベンチャー企業では、紙やExcelで行っていた稟議プロセスをデジタル化し、リモートワーク環境でも円滑に承認作業を進められる体制を整えました。その結果、稟議書の紛失や承認の停滞といった課題が解消され、業務効率が向上しています。さらに、スマートフォン対応のシステムを導入したことで、外出先からも承認が可能になり、決裁スピードの向上につながった事例もあります。

ワークフローシステム導入事例（参考）
小売No1のデジタル企業を目指すスーパーマーケットチェーンの挑戦ーーkickflowの導入で「紙」の稟議を脱却｜株式会社ベルク様
https://kickflow.com/casestudy/belc

「紙」文化を脱却し、1,700人規模の企業成長を支える基盤作りへ｜テクバン株式会社 様
https://kickflow.com/casestudy/techvan

AIやクラウドを活用した最新システムのトレンド

近年、AIを活用した稟議システムが登場し、申請内容の自動生成機能や承認ルートの作成補助機能が注目を集めています。これらの機能では、例えば、AIが社内会議で使用したドキュメントから施策概要をまとめることで稟議書作成が楽になる効果等が期待されます。。また、クラウド型のシステムでは、外部ツールとの連携が容易になり、ERPやSaaSなどの業務システムとの統合が進んでいます。その結果、企業全体のデジタル化が加速し、より効率的なワークフローの構築が可能になりました。

稟議システムを導入して決裁プロセスを効率化しよう

稟議システムは、企業の意思決定プロセスを効率化し、承認スピードの向上や業務負担の軽減に貢献する重要なツールです。

従来の紙やExcelを用いた運用では、決裁の遅延や管理の煩雑さが課題となっていました。しかし、稟議システムを導入することで、ペーパーレス化やテレワーク対応が進み、業務の効率化が期待できます。

一方で、導入には初期コストや業務フローの適応といった課題もあるため、費用対効果を十分に検討し、自社の業務プロセスに適したシステムを選ぶことが重要です。特に、既存の業務システムとの連携やセキュリティ対策を事前に検討することで、スムーズな導入が可能になります。

近年では、AIやクラウド技術を活用した高度な稟議システムが登場し、さらなる業務最適化が期待されています。企業規模や業務内容に応じた最適なシステムを導入し、効率的な意思決定の仕組みを構築することで、競争力の強化につなげましょう。

kickflow（キックフロー）は、中堅・大企業向けに開発された、「シンプルなのに、多機能。」な、クラウド型のワークフローシステムです。

従来のワークフロー製品は、学習コストが高くて使いにくいオンプレミス型、もしくは、機能が物足りないクラウド型、の2択でしたが、kickflowは、直感的に使えるモダンなUI・UX、ノーコードでも複雑な組織図や承認経路に対応、豊富なAPI・Webhookによる業務自動化といった、良いとこどりの特徴があります。チャットツール（Slack、Microsoft Teams、LINE WORKS、Google Chat、Chatwork等）と連携が可能で、承認がよりスピーディーに。

また、AIやオートメーションといった次世代の機能も取り入れており、ワークフロー担当者の運用・メンテナンスの課題を劇的に解決します。稟議システムを検討の際にはぜひ候補の1つとしてご参考ください。