ワークフローシステム導入で変わる内部統制｜メリット・課題・成功事例をまとめて解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

2024年4月に施行された内部統制基準では、より実効性のある内部統制システムの構築が求められるようになりました。このように内部統制の重要性が高まる中、申請や承認のプロセスを可視化し、不正の抑止やガバナンス強化につなげる手段として、ワークフローシステムの導入が注目を集めています。

特に、IPOを目指す企業など、内部統制が求められる企業においては、業務の透明性と統制力を両立する仕組みとしてワークフローシステムの整備が求められます。

今回は、ワークフローシステム導入によって内部統制がどのように変わるのかを、具体的なメリットや導入時の注意点、そして成功企業の事例を交えて解説します。自社に合ったシステム導入の第一歩として、ぜひ参考にしてみてください。

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内部統制に活用できるワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、申請・承認の流れをデジタル化し、業務の可視化やルールの標準化を支援するツールです。内部統制の強化においては、不正の抑止、業務の効率化、監査対応の迅速化といった多面的な効果が期待されます。

たとえば、操作履歴や承認経路が記録されることで、誰がいつ何を行ったかが明確となり、透明性の高い統制環境を構築できます。また、J-SOX対応やリスクマネジメントを意識した運用も可能であり、ガバナンスの確立やIPO準備にも貢献します。

なぜ今、ワークフローシステムによる内部統制強化が注目されるのか

以下では、ワークフローシステムによる内部統制強化の取り組みが注目されている理由について解説します。

ガバナンスを強化するため

ガバナンスを強化するためには、組織全体における統制環境の整備が不可欠です。近年、社会的に企業を取り巻くリスクやコンプライアンスへの要請は高まっており、透明性と一貫性のある意思決定プロセスの構築が求められています。

こうした背景から、申請・承認手続きをシステム化し、業務の可視化を促進するワークフローシステムの導入が注目されています。ワークフローシステムを通じて申請経路や承認権限を明確化し、操作履歴を記録・追跡できる環境を整えることで、不正の抑止や説明責任の担保につながります。

IPO準備を進めるため

IPOを目指す企業にとって、内部統制の整備は避けて通れない重要な課題です。上場審査では、財務報告の信頼性や法令遵守、組織的なリスク管理体制の構築状況が厳しく確認されます。

IPOへ向けた準備のため、申請・承認の流れを可視化し、操作履歴を自動で保存できるワークフローシステムの導入が求められます。組織変更への柔軟な対応や仕訳承認機能の活用により、変化の激しい成長フェーズでも内部統制を維持しやすくなります。

テレワーク下でも統制を保つため

テレワークの拡大に伴い、業務の不透明さや不正リスクの高まりにリスクを感じる企業も増えています。こうした課題に対応する手段としても、ワークフローシステムの導入は有効です。

申請や承認のプロセスをオンラインで一元管理することで、誰がいつどのような処理を行ったのかを明確にでき、進捗の把握や監査対応も円滑に進められます。また、押印のためだけに出社する必要がなくなり、従業員の利便性も向上します。

不正リスクに備えるため

企業活動において、不正行為の発覚は企業の信頼性に深刻な影響を及ぼします。従業員の内部不正リスクに備える手段としても、ワークフローシステムの導入は効果的です。

申請や承認のプロセスを可視化し、操作履歴や承認履歴を自動で記録できるため、不正の兆候を早期に把握しやすくなります。

また、あらかじめ設定された承認ルートを通さなければ処理が進まない仕組みにより、恣意的な判断や非公式な承認を防ぐことも可能です。さらに、記録の検索性が高いため監査対応にも役立ち、説明責任を果たしやすくなります。

ワークフローシステム導入による内部統制強化の5つのメリット

ここでは、ワークフローシステム導入によって得られる5つの具体的なメリットを紹介します。

申請・承認プロセスを可視化し、不正リスクを低減できる

ワークフローシステムを導入すれば、申請や承認のルート、ステータスをリアルタイムで把握できるため、処理の透明性が向上します。

さらに、すべての操作ログや承認履歴が自動で記録されることで、改ざんや不正な承認を未然に防ぐことが可能です。あらかじめ定められた承認フローを経なければ処理が進まない仕組みも、不適切な判断や抜け道的な対応を排除するのに有効です。

こうした仕組みにより、不正を「起こさせない」環境を整え、内部統制の実効性を高めることにつながります。

承認・操作履歴が自動で記録され、監査対応が容易になる

ワークフローシステムを導入することで、承認や操作の履歴が自動で記録され、監査対応が容易になります。

申請から承認に至るまでの流れの中で、誰がいつ、どのような処理を行ったのかが詳細なログとして残るため、不正の有無や業務上の問題点を即座に確認できます。監査時に必要となる証跡を手作業で集める必要もなくなり、担当部門の負担を大きく軽減できるでしょう。

特に外部監査やIPO準備の場面では、過去の承認記録を迅速かつ正確に提出できる体制が求められるため、ワークフローシステムの導入が効果的です。

統一された業務プロセスでの運用が可能になる

ワークフローシステムを導入することで、内部統制を担保できる形で社内業務の標準化を進められる効果を得ることもできます。ワークフローシステムで定義された申請や承認の流れに基づき、誰もが共通ルールのもとで業務を遂行することで、不正につながる操作や属人的な処理を排除しやすくなります。

さらに、ルールに沿って手続きが自動で進行する仕組みが整うため、初めての担当者でも迷わずに対応できます。

内部統制の仕組みを現場レベルで浸透させやすくなる

ワークフローシステムの導入は、内部統制の仕組みを現場レベルにまで確実に浸透させるうえで有効です。

ワークフロー上で申請・承認の流れや必要な手順が明示されていれば、社員一人ひとりがルールに沿って業務を進めやすくなります。特に、申請画面でガイドが自動表示される仕組みであれば、経験の浅い担当者でも迷うことなく対応でき、業務の属人化や統制のばらつきを防ぐことが可能です。

法令遵守やJ-SOX対応に必要な統制要件をシステムで担保できる

法令遵守やJ-SOX対応といった統制要件を確実に満たすためにも、ワークフローシステムの導入が効果的です。システムを通じて申請・承認の流れや業務手続きを定型化することで、手順の逸脱や承認漏れといったヒューマンエラーを防止しやすくなります。

さらに、アクセス権限や操作ログを詳細に管理できるため、不正の抑止や監査対応の効率化にもつながります。特にJ-SOXでは、業務プロセスの正確な記録と証跡の保全が求められますが、ワークフローシステムを活用すれば、それらを自動で担保でき、透明性の高い統制環境を整えられるでしょう。

内部統制強化におけるワークフローシステム活用の注意点

ワークフローシステムは内部統制を支える有効な手段です。しかし導入にあたっては、いくつかの注意点もあります。

ここでは、ワークフローシステム導入時に直面しやすい課題とその背景を整理し、スムーズな導入と運用を実現するために押さえておきたいポイントを解説します。

内部統制を担保できる業務運用の遵守

ワークフローシステムによって内部統制を強化するためには、単にツールを導入するだけでは十分とはいえません。内部統制を担保できるように、RCM（リスクコントロールマトリクス）に基づき、適切な統制をかけていく必要があります。

内部統制を意識した業務運用を行うためには、従業員に対してワークフローシステム導入の意義や内部統制強化の目的を丁寧に伝え、トレーニングを通じて理解を促す必要があります。現場が納得し、自発的にシステムを活用できる状態を整えることで、ワークフローによる統制の実効性が高まり、組織全体の統制基盤も着実に強化されていきます。

ツールの機能不足の懸念

ワークフローシステムの導入に際しては、ツール自体の機能不足やカスタマイズの制限により、内部統制の要件を十分に満たせないケースも懸念されます。たとえば、承認ルートの分岐設定が不十分な場合や、ログの記録・検索機能が限定的である場合には、自社が実現したい内部統制プロセスを実現できない可能性があります。

こうした事態を避けるには、導入前に要件を丁寧に整理し、自社が求める機能を備えたワークフローシステムを選定する必要があります。

全社的な統一運用の難しさ

内部統制強化のためにワークフローシステムを全社で統一して運用するには、各部門の業務内容や組織文化の違いを踏まえた対応が求められます。導入目的への理解度や内部統制に対する関心の差も見られやすく、情報システム部門と現場との間に認識のずれが生まれることもあります。

こうした課題を乗り越えて全社的な運用を実現するには、業務効率の向上や統制強化といった導入効果を具体的に共有し、現場の納得感を高めていくことがポイントとなります。

ブラックボックス化のリスク

ワークフローシステムを導入することで業務の標準化や可視化が進む一方、運用方法次第では属人化やブラックボックス化のリスクも生じます。たとえば、特定の担当者にフローの設計や変更が集中している場合、その人しか全体像を把握できない状態に陥りやすく、業務の透明性が損なわれます。

こうしたリスクを回避するためには、業務フローの設計・運用ルールをチームで共有し、操作ログの定期的な確認や承認ルートの妥当性チェックを行うことが重要です。

ワークフローシステム選定時に確認すべき4つのポイント

ワークフローシステムの導入成果を最大化するには、自社の業務内容や組織体制に適したシステムを選定することが欠かせません。

ここでは、システム選定時に意識すべき4つのポイントを紹介します。

証跡機能や権限設定が搭載されているか

ワークフローシステムを内部統制の観点から選定する際には、証跡機能と権限設定の有無と充実度が重要です。充実した証跡機能があれば、誰が・いつ・どのような操作を行ったかを正確に記録・保存でき、不正の早期発見や監査対応を円滑に進めることが可能となります。

また、柔軟な権限設定機能があれば、内部統制を担保しつつ自社の組織体系に合わせた運用が可能となります。

導入前には、記録の改ざん防止策やログの検索性、権限ごとの制御レベルといった詳細な仕様を確認し、自社の要件を満たすかどうかを見極めるべきです。

既存システムとの連携性が高いか

ワークフローシステムを選定する際は、既存システムとの連携性も重要な判断基準となります。

たとえば電子契約や文書管理システムと連携できる製品であれば、決裁後の契約手続きや文書保管もスムーズに行え、業務全体の効率化と内部統制の強化を同時に実現できます。

導入前には、自社がすでに利用しているシステムとの親和性を確認し、API連携やクラウドサービスとの接続が可能かどうかも事前にチェックしておくと安心です。

使いやすいUI／UX設計であるか

ワークフローシステムを導入する際は、現場の従業員が直感的に操作できるUI／UX設計であることも不可欠です。

操作が複雑でわかりにくい場合、かえって業務効率を下げてしまう恐れがあります。特に申請や承認の頻度が高い部門では、スマートフォンやタブレットでのスムーズな操作が求められるため、モバイル対応や画面遷移のわかりやすさも重視すべきポイントです。

また、専門知識がなくてもフォーム作成や承認ルートの設定が簡単に行える設計であれば、現場主導での運用も可能となり、業務の柔軟な対応にもつながります。

導入前には無料トライアルなどを活用し、実際の操作感を現場で確認しておくことが、定着と活用のカギになります。

ベンダーのサポート体制やカスタマイズ対応力があるか

ワークフローシステムを円滑に運用するためには、ベンダーのサポート体制とカスタマイズ対応力を事前に確認しておくことが重要となります。サポートが不十分な場合、スケジュール通りの導入や安定運用に支障をきたす可能性もあるため注意が必要です。

導入前には、電話・チャット・メールなどのサポート手段や対応時間、マニュアルの有無、カスタマイズ対応の範囲などを具体的に確認しておきましょう。

導入成功事例から学ぶワークフロー内部統制強化のヒント

ここでは、導入を成功させた企業の事例をもとに、統制力を高めながら業務効率化を図るためのポイントを解説します。

事例①：株式会社ベルク

ベルクは、今年で66期目を迎える、埼玉県秩父市発祥の食品スーパーマーケットです。

同社ではこれまで紙で承認を行っていましたが、従業員がフォームを加工できてしまったり、紙とハンコの運用だったためログも残せず、代理申請・承認してもわからなかったりするリスクがありました。

そこで同社では、全社的にデジタル化やDXを進めていく方針の中で、統制の強化という観点も踏まえてワークフローのデジタル化を実施。SaaS型のワークフローシステムであるkickflowを選定しました。

結果として、デジタル化によりワークフローの申請・承認に時間や場所の制約がなくなり、物理的な提出や管理の必要はなくなりました。また、申請フォームの編集権限を管理・制限でき、システム内の操作ログを把握できることから、統制の強化も実現しました。

※参考：小売No1のデジタル企業を目指すスーパーマーケットチェーンの挑戦ーーkickflowの導入で「紙」の稟議を脱却｜株式会社ベルク様

事例②：株式会社ソラコム

ソラコムは「世界中のヒトとモノをつなげ共鳴する社会へ」をビジョンに掲げて、IoT向けの無線通信をグローバルに提供するプラットフォームを2015年9月から提供しています。

同社では、従来自社で開発した簡易的なワークフローを実現していたものの、組織が拡大するにつれて職務権限を整えるとともに権限移譲を行い、統制を担保しつつ柔軟な承認プロセスを実現したいという要件が出てきました。

そこで同社では、新たにSaaS型のワークフローシステムであるkickflowを選定し、導入を実施。kickflowのわかりやすい操作感やSlack承認機能などが従業員に受け入れられ、導入は想定よりスムーズに進みました。

同社ではkickflowの導入に合わせて、業務プロセスや職務権限規定を見直し。統制を強化しつつ、シンプルなワークフローを実現しました。

※参考：現状の要件はもちろん、将来の拡張性まで見据えてkickflowを選定

自社に合ったワークフローで内部統制を強化しよう

ワークフローシステムは、申請・承認の可視化、不正防止、監査対応の効率化など、内部統制の強化にあたり様々な効果をもたらします。テレワークの普及やIPO準備企業の増加も背景に、今や統制強化の基盤として有効です。

システム選定にあたっては、内部統制を強化できる機能はもちろんのこと、業務実態に合った機能や連携性、現場での運用しやすさを見極めることが重要となります。

当社では、中堅・大企業向けに開発されたSaaS型ワークフローシステム「kickflow（キックフロー）」を提供しています。

kickflow（キックフロー）は「シンプルなのに、多機能。」という点が特徴であり、直感的に使えるモダンなUI・UXを備えつつ、柔軟な権限管理機能や証跡管理機能により、内部統制の強化を実現します。

無料でのデモンストレーションも可能です。ワークフローシステムにより内部統制の強化を検討されている企業は、ぜひお気軽にお声がけください。